Por Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office,
Mais que modernização tecnológica, adotar a transformação digital em uma corporação requer mudança de mentalidade para a criação de uma cultura digital. Do contrário, pouco adiantará o uso de big data, inteligência artificial e cloud computing, que está massificando o acesso à tecnologia de ponta, e outros instrumentos tecnológicos.
Vale ressaltar que a transformação digital, se corretamente aplicada, impõe uma mudança estrutural nas organizações, feita a partir do uso da tecnologia para desburocratizar, agilizar processos e melhorar o desempenho. O objetivo é obter performance e resultados melhores em todos os setores da companhia.
Com a tecnologia e o uso de inteligência artificial, muitas tarefas rotineiras nas empresas passam a ser feitas automaticamente. No campo dos processos, a otimização chegou como forma de aumentar a produtividade, reduzir os custos e elevar a qualidade do que é entregue aos clientes. Nesse sentido, o outsourcing é um instrumento de suporte importante à gestão, que as organizações vêm adotando para ajudá-las a conquistar os resultados esperados com a transformação digital.
Entre os serviços de outsourcing aplicados está o gerenciamento de documentos e impressão. Por meio de uma empresa parceira especializada, é capaz de facilitar o dia a dia da organização ao reduzir processos. As soluções disponíveis, como a impressão em nuvem, promovem agilidade e ganhos no desempenho, além da diminuição no número de impressões desnecessárias, manutenção do sigilo de documentos confidenciais e geração de relatórios personalizados.
Por meio do gerenciamento eletrônico de documentos, são criados fluxos de trabalhos personalizados. Com menor necessidade de se buscarem documentos físicos, há ganho de tempo e de agilidade nos processos gerais dos departamentos. É mais uma utilidade para facilitar a rotina de uma organização baseada na transformação digital.
Outro aspecto do serviço é a possibilidade de se controlarem as impressões, o que pode ser feito por usuário ou departamentos. É mais um instrumento para otimizar recursos. A terceirização também oferece mão de obra especializada e ainda pode favorecer a rápida renovação e atualização dos equipamentos utilizados. Tudo em sintonia com o processo de transformação digital.
