Por Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office,
O movimento de terceirização ganhou impulso no mundo corporativo em razão da busca constante das empresas para reduzir custos, elevar a produtividade e ganhar destaque ante a concorrência. Essa solução, também chamada de outsourcing, não deixou de fora os serviços de impressão, sendo adotada por companhias de todos os portes. Por meio dela, equipamentos e insumos relacionados à produção de documentos nas dependências de uma organização ficam sob a responsabilidade de uma empresa parceira especializada.
Mesmo que o objetivo do outsourcing seja proporcionar otimização do fluxo de processos para reduzir o custo das operações, a contratação de uma terceirizada envolve mais do que preço. Veja seis dicas para conferir antes de fechar um contrato.
⦁ Reputação – outros clientes da terceirizada podem oferecer informações a respeito do gerenciamento o serviço, se é feito de maneira profissional e personalizada.
⦁ Equipe e serviços – a prestadora do serviço deve ter equipe qualificada e bem-treinada, capaz de elaborar a melhor solução para a contratante, disponibilizando de forma clara e transparente informações de custos, tecnologia utilizada e mão de obra disponível, além de como será o serviço de assistência técnica.
⦁ Crachá – verifique se a tecnologia a ser utilizada permitirá acesso aos equipamentos por meio de crachás. Isso permite saber quem, o que, onde, quando e quanto foi impresso pelo usuário. Também possibilita que todas as impressões sejam encaminhadas para a nuvem de impressão, sendo liberadas apenas quando os colaboradores se identificam.
⦁ Integração – confirme se haverá integração com dispositivos móveis para possibilitar a impressão em equipamentos multifuncionais.
⦁ Acesso – saiba se será possível o acesso on-line ao gerenciamento remoto dos equipamentos. Desta maneira, o suporte local pode identificar e filtrar o problema, antes de haver solicitação para assistência técnica.
⦁ Dados – é importante que ela se comprometa a oferecer relatórios mensais com rateio das despesas com impressão por centros de custos. A contratante também pode determinar limite de impressão por usuário, departamentos ou grupos.
