O Brasil é muito pobre em estatísticas para algo que está mudando o mundo dos negócios, a gestão de informações. Sejam em documentos em papel ou em formato digital, esse controle sobre o conteúdo produzido pela empresa, seus consumidores e parceiros está decidindo novas estratégias inovadoras e garantindo a competitividade de várias companhias pelo mundo. E está transformando radicalmente todas as áreas que se possa imaginar. Do marketing à TI, do RH ao Jurídico, nas vendas e no atendimento ao cliente, tudo depende de informações. Mas não temos números exatos sobre todos os aspectos desse mercado. Talvez por ser abrangente demais ou por falta de esforço para isso.
Nós da Guia Business Media decidimos reverter esse quadro. Em 2015 começamos a fazer alguns estudos sobre o mercado de gestão de informações em qualquer aspecto que ele se apresente. O primeiro desses estudos é sobre o mercado de Guarda de Documentos, algo que aparentemente é banal, mas que é o primeiro passo decisivo para as empresas terem contato com a importância de gerenciar suas informações em vez de abarrotá-las em armários sem controle.
Descobrimos que embora algo não muito glamouroso, o serviço de guarda é importante para os negócios na visão de 88,4%. Para apenas 8,9% esse é um “mal necessário”, sendo que para a maioria de 43,58% ele é parte dos processos de negócio. Outros 31,3% apontam-no como um serviço vital, em outra pergunta realizada.
A importância e ligação com o mundo digital aparece nesses números seguintes. Embora tudo seja sobre documentos em papel, 50% querem ter acesso via portal digital às informações que foram enviadas para terceiros guardarem. Das pesquisadas, 52,7% possuem sistemas de gestão de documentos além de utilizarem serviços de guarda.
- Quer saber mais sobre a importância da gestão de documentos e informações? Esse será um dos destaques no ECMSHOW 2015, que, em sua sexta edição, traz um formato novo, com 3 eventos presenciais (em 01 e 02 de setembro) e mais 10 congressos virtuais durante todo o ano. Acesse o site do ECMSHOW para ver mais sobre o evento presencial e a agenda dos eventos virtuais. -
Pesquisamos empresas de todos os tamanhos, mas descobrimos algo interessante. Das pesquisadas, 40,7% são empresas com mais de 500 funcionários e 34,3% são com até 50 funcionários. São os dois maiores grupos o que mostra que se as grandes empresas buscam isso para melhorarem seus processos, as pequenas conseguem ser ágeis também, muito além das médias.
O mercado é amplo, cerca de 46% das empresas utilizam serviço de guarda de documentos, outras 17% pretendem contratar. Das que não usam, 61% dizem que ainda possuem espaço interno para acumular documentos em papel, 29,6% não confiam em terceirizar e 18,5% dizem que o custo para o serviço prestado por outro é caro demais.
Curioso é que naquelas que contrataram, o preço não é tão importante. Ele aparece atrás de confiança no fornecedor (55,4%), facilidade de logística (47,3%), facilidade de utilização (42,9%).
