Empresas dos diversos ramos da gestão de documentos e informações parecem entusiasmadas com o movimento de procura por soluções que eliminem o papel. Empresas de todos os tamanhos estão interessadas em descobrir como ser mais rápidas e eficientes. Nessa busca, elas notaram que isso passa pela entrada no mundo paperless.
A revista Fortune destaca que marcas como Adobe, DocuSign e Kofax vivem um novo momento de aquecimento de demanda. É verdade que sses fornecedores tiveram de rever alguns conceitos. O termo paperless é atraente, mas envolve um leque enorme de soluções e tecnologias. Do lado dos clientes, a necessidade também mudou. Nem tudo é sobre corte de custos, algo que já era sentido em algumas pesquisas.
Em recente estudo com empresas brasileiras, a Guia Business Media e a revista Information Management descobriram que 55,6% das empresas estão em pleno desafio de eliminar o papel. Mas 48% delas não possuem uma política determinada para isso, fazendo com que toda a estratégia seja limitada por ações isoladas. O estudo está em fase de conclusão e estará em breve à disposição do mercado.
Os resultados do levantamento da Guia coincidem com outro feito pela maior entidade mundial de gestão da informação, a AIIM, que descobriu que 68% das empresas consideram que, em mais alguns anos, será inviável ter um negócio “na velocidade do papel”. A importância fica mais evidente quando 46% disseram que eliminar o papel é o maior benefício para a transformar várias áreas da companhia. Mas, diferentemente de alguns anos atrás, a busca pelo paperless não é mais sobre produtividade e eliminação de custos. O objetivo mudou e, hoje, tem a ver mais com a velocidade e acerto conseguido ao entregar serviços ao consumidor.
A briga pelo paperless tem um grande desafio, que aparece no estudo brasileiro e em outros internacionais. A mudança cultural é algo tão importante quanto as tecnologias e metodologias implantadas. No estudo brasileiro separou-se a dificuldade em mudar os hábitos de funcionários e a mesma dificuldade junto à cúpula das companhias. Ambos são considerados importantes, aparecendo com 16,3% e 14% respectivamente.
O debate sobre paperless está quente no mundo. O termo tornou-se um modo fácil de explicar dezenas de tecnologias e comportamentos que conduzem a uma melhoria geral na empresa. Exagero ou não, o papel está assumindo o caráter de vilão dos negócios, impedindo as empresas de serem ágeis e dificultando que uma informação possa ser usada para estratégias de competitividade.
