A LANXESS, empresa de especialidades químicas, com a conquista da ISO 14.000 tinha como objetivo reduzir os custos de impressão e manutenção e diminuir os investimentos em impressoras que foram ficando obsoletas e contratou a Tecnoset, no final de 2007, para implementar um projeto de outsourcing de impressão.
Um dos motivos da terceirização da impressão foi o alto custo gerado e sua administração. “Gastos de tempo e investimento com pessoas para trocar e comprar cartuchos, além da manutenção das máquinas antigas que quebravam, ficava mais cara do que comprar uma nova”, explica Miguel Salgado, responsável pela área de TI da LANXESS.Eram mais de 40 impressoras de modelos diferentes só no escritório no Cenesp, o que envolvia a mobilização de cerca de 10 pessoas para manutenção.
No início do projeto, quando as impressoras foram centralizadas e as individuais começaram a ser retiradas, o desafio foi convencer os funcionários de que o novo formato era melhor. “Apesar de ter sido uma transição tranquila, o difícil foi fazer com que todos aceitassem a troca das máquinas individuais pela central. Um dos principais argumentos que os convenceu foi a velocidade da impressão dos novos equipamentos”, destaca Salgado.
Além do outsourcing de impressão, a LANXESS expandiu o contrato com a Tecnoset. Em 2008 iniciou o projeto com a impressão térmica e, em 2012, com o Business Process Outsourcing (BPO) com a retenção de impressão via servidor. Atualmente, a Tecnoset tem na LANXESS 120 impressoras (volume office), impressão de 190 mil páginas/mês (sem a impressão térmica).
As impressoras centralizadas resultaram em 30% de redução do custo total de impressões no escritório da LANXESS. Além disso, o controle do uso do papel também resultou em economia em torno de 20% a 25% a menos de páginas. Segundo Salgado, “não proibimos as pessoas de imprimirem, apenas exigimos que o responsável pela impressão vá buscar o documento direto na própria máquina”, ressalta o executivo da empresa.
Para o executivo, o trabalho desenvolvido pela Tecnoset foi muito bem implementado e traz resultados visíveis. “Hoje, a compra de papel é feita com base no número de páginas impressas e, por meio dos relatórios mensais que recebemos, temos o controle de tudo o que está sendo impresso e por quem, evitando assim os desperdícios”, e ressalta a satisfação de contar com o suporte do fornecedor que envia um atestado explicando o que fez com os cartuchos e material de informática que seguem para descarte.
