A Sonae foi uma das grandes vencedoras dos Kofax Transform Awards 2013, prêmiação que distingue projetos inovadores e criativos de implementação em sistemas e tecnologias de informação a nível mundial.
A solução de Gestão Documental implementada no Centro Corporativo da Sonae mereceu o reconhecimento do júri devido às características de inovação, eficiência e controlo, que contribuíram para o projeto vencer a categoria de “Best ROI / Integration in a SharePoint Environment” (Melhor Retorno do Investimento/ Integração num Ambiente SharePoint).
A solução consiste na disponibilização de um sistema automático de classificação, indexação e consulta de documentos no Centro Corporativo da Sonae, incluindo a migração do arquivo digital já existente e a conversão do arquivo físico (papel) que ainda não estava digitalizado. A implementação deste novo sistema permitiu a reindexação automática do arquivo documental eletrônico de mais de 2 milhões de páginas, bem como a indexação automática de aproximadamente 500 mil documentos físicos que ainda não se encontravam digitalizados.
O projeto foi desenvolvido pelas direções de Serviços Administrativos e de Sistemas de Informação e Inovação da Sonae, com a participação da Latourrette Consulting. Um dos principais fatores distintivos do projeto consistiu na utilização de ferramentas colaborativas indutoras da adesão dos utilizadores, garantindo uma solução onde a facilidade de encontrar os documentos certos com rapidez é uma realidade.
Eficiência e inovação na pesquisa de informação
Inovação, eficiência e controlo foram as principais conquistas obtidas com este projeto. A solução desenvolvida reaproveitou várias peças tecnológicas de gestão de conteúdos já existentes na Sonae, introduzindo novas funcionalidades orientadas para a automatização de processos de classificação da informação, extração de meta dados e reconhecimento de texto. Utilizando soluções Kofax e SharePoint 2010, os conteúdos são processados uniformemente e com mínima intervenção humana – fundamental para reduzir custos operacionais e erros humanos, permitindo a escalabilidade da solução para alargamento da sua utilização na Sonae. Considerando os requisitos dos utilizadores finais, a solução foi disponibilizada para computadores, tablets e smartphones – mantendo sempre a mesma base de informação e matriz de permissões.
Fruto do sucesso do projeto, os utilizadores têm hoje a possibilidade de fazer pesquisas globais utilizando texto-livre e filtros para documentos históricos e recentes, acedendo à informação em poucos segundos. A informação que anteriormente estava pouco acessível tornou-se agora facilmente identificável e consultável, com melhorias significativas ao nível da eficiência e produtividade.
