O aumento da informação em diferentes formatos é, atualmente, um grande desafio enfrentado pelas organizações. É delas a responsabilidade por gerenciar as informações que gera – desde aquelas em depósitos físicos e arquivos de backup como as compartilhadas em redes ou armazenadas em computadores, desktops e celulares de funcionários. Dados da Gartner Group apontam que esse volume de informações dobra a cada ano e que, até 2016, 20% dos CIOs do mundo devem perder seus empregos por não obter sucesso na implementação de um programa satisfatório de GI.
Ainda assim, consultorias internacionais como ViaLumina e grupo eDJ estimam que 30% das empresas em todo o mundo, principalmente EUA e Europa, ainda não possuem um programa de governança e que 34% estão com seus programas em estágios de planejamento. Segundo a brasileira Poly IT Solutions, que já atua há quase 20 anos no mercado e é especialista no tratamento de documentos, a percepção é a de que esses números são ainda maiores no Brasil, pois o mercado ainda não está atento para se proteger contra a série de problemas que o mau gerenciamento de informações pode acarretar
A classificação de informações, por exemplo, é crucial para minimizar riscos jurídicos. Principalmente em relação ao tempo de retenção. Hoje em dia, na maioria das empresas, ainda é o usuário final que designa quais documentos armazena, onde e por quanto tempo. Os mesmos estudos apontam que 22% das organizações sequer designam itens para retenção, o que significa que eles não têm como dispor das suas informações defensivamente num caso de litígio. Um processo judicial para uma empresa de pequeno ou médio porte pode levá-la a fechar as portas.
Em tempos de eDiscovery, há também a preocupação quanto a proteção das informações geradas, ou seja, nível de confidencialidade e a quem estariam disponibilizadas. Além disso, ninguém quer que um vazamento de dados de segurança, de repente, esteja estampado em todos os jornais. Por isso, a Poly indica que o futuro da governança da informação é a autoclassificação. A implantação de programas de governança da informação deve começar com a definição de uma política, que reflita exigências jurídicas e de negócios para que a informação seja automaticamente gerenciada e usada de forma apropriada.
A Poly acredita que o indicativo de que a empresa preza por uma cultura responsável de informação é, além de possuir um programa de governança, designar uma pessoa de alto escalão para coordená-la. Aplicada com eficiência, a GI protege a marca da empresa, seus clientes e parceiros, a torna mais valiosa perante o mercado, reduz custos, por exemplo, ao se livrar de armazenamentos desnecessários, e evita transtornos jurídicos.
