A área de aceitação de Riscos de seguro saúde e odontológico, da SulAmérica Seguros e Previdência, avalia e faz a manutenção dos documentos de seus segurados para pequenas e médias empresas (PME) e seus beneficiários. No entanto a área tinha um desafio: realizar a manutenção destes documentos e consultá-los com maior rapidez e eficiência.
[private] Com uma visão bem focada na área operacional , em 2007 o departamento iniciou uma parceria com a P3Image, que já desenvolvia outros projetos junto a empresa, visando aliar a expertise na gestão de documentos à sua atividade. “O projeto, hoje já desenvolvido, visava a digitalização, guarda e recuperação de documentos por meio de ferramentas tecnológicas. Precisávamos à época organizar, guardar, filtrar, preservar e localizar com rapidez e eficiência os documentos utilizados em qualquer movimentação da área de seguro saúde”, explica o gestor do projeto Celso Rocha, superintendente de Operação de Saúde da empresa.
“Os benefícios foram claros. Melhoramos a eficiência do processo operacional que para qualquer tipo de consulta levava em alguns casos até 5 dias. Hoje para buscar qualquer tipo de documento são apenas alguns segundos.”, informa Celso Rocha. Com isso, todo o fluxo produtivo melhorou e consequentemente houve uma redução de consumo e circulação de papel.
“Hoje fazemos uma triagem do que é digitalizado, para depois fazer o expurgo. Fazemos o armazenamento físico e eletrônico dos documentos e todo o dossiê que conta com várias páginas, sendo disponibilizado aos usuários internos, através de login e senha de acesso, no portal All Store introduzido pela P3Image”, reforça o coordenador.
A manutenção do histórico dos processos é toda eletrônica, e qualquer movimentação feita pode ser inserida num único documento. O acesso aos documentos digitalizados é restrito e hierarquizado, além disso, a nitidez das imagens, permite uma visualização perfeita dos formulários preenchidos. O portal All Store gerencia todas as atividades inerentes a esta gestão documental. O departamento de Aceitação de Risco faz um check list de todos os documentos encaminhados à área e os libera, para os usuários internos dando acesso a quem precisa e pode visualizá-los.
Como a aceitação dos riscos dos segurados acontece no começo do processo de contratação dos seguros, dela dependem vários departamentos, portanto a agilidade é um fator crítico. Todo tipo de documento das empresas contratantes e de seus beneficiários fazem parte desses dossiês, por isso também a segurança dessas informações é outro fator determinante.
Hoje a operação da área movimenta cerca de 500 mil imagens ao ano, contemplando dossies, inclusões, alterações e exclusões de beneficiários.Assim todo o sistema foi terceirizado pela P3Image, que emprega sua tecnologia e pessoal para transporte, recepção, indexação, digitalização e guarda física por dossiê, sem com isso haver a necessidade de ocupar áreas nobres do prédio para depósito dos documentos.
“Na área de TI da SulAmérica os mesmos benefícios do processo interno também agilizaram a nossa operação”, reforça Cristiano Barbieri, da área de Sistemas da seguradora. Segundo ele, hoje a P3Image é o maior parceiro para digitalização e que oferta uma solução integrada muito competente que possibilita termos mais foco no nosso próprio negócio”, diz o especialista.
Para Paulo Sérgio Carneiro, diretor presidente da P3Image, o trabalho com a área de aceitação de risco da SulAmérica é um projeto maduro e bem desenvolvido. “Trabalhar com a SulAmérica realmente é muito fácil, pois o nível de profissionais envolvidos desde o diretor até o usuário final é excelente facilitando assim toda implementação. São três anos de trabalho com uma equipe muito profissional, o que ajudou muito no desenvolvimento dessa parceria”, diz, “O interessante de todo este trabalho é que há um ganho real de produtividade associado a redução de custo, pois sempre que oferecemos uma solução a qualquer empresa nossos focos principais são estes”, conclui. [/private]
