Nos últimos meses tenho acompanhado licitações em que o objeto trata da digitalização de documentos. Essas licitações envolvem a aquisição de uma solução abrangendo scanners de documentos, softwares de captura e em alguns casos servidores e discos para armazenamento, para a montagem de um ambiente completo de digitalização. 
Um fato que chama a atenção em vários desses editais é no que tange às especificações de scanners e também dos softwares de captura. Essas especificações mais parecem uma cópia exata de um catálogo de um determinado fornecedor ou então uma colcha de retalhos com especificações recolhidas de vários fornecedores.
No primeiro caso, o resultado seria de que as chances de somente um fornecedor atender a todas as condições para vencer o certame é muito grande. E no segundo caso, as chances de algum fornecedor atender a todas as especificações é muito pequena.
Em ambos os casos, a questão mais importante seria se as especificações estão de fato atendendo a todas as necessidades referentes ao projeto de digitalização de documentos.
Documentos e conteúdos de documentos em papel são de longe os mais difíceis de ser gerenciados, pois dependem de uma série de fatores para se tornar o projeto viável e confiável.
Os scanners e softwares que controlam todas as etapas da digitalização são peças fundamentais para garantir o sucesso de qualquer projeto de digitalização e devem ser dimensionados levando em consideração, principalmente, questões relativas ao tracionamento do documento e processamento de imagens de forma a garantir maior fidelidade em relação ao original e atender as condições físicas dos documentos.
Quanto ao software de captação, que vai controlar o scanner e perfazer e controlar as atividades na digitalização, como controle de qualidade, indexação, verificação e exportação, deve ter como foco a questão da parametrização, customização, automação, segurança e controles. Produzindo imagens fiéis ao original e índices precisos e validados.
Toda essa preocupação deve-se à importância da correta digitalização no Gerenciamento de Conteúdos e Documentos. Imagens onde não é possível a leitura das informações pertinentes ou a não-localização de uma imagem geram custos recorrentes sempre que este documento seja necessário.
Resumindo, a digitalização deve ser feita uma só vez e muito bem-feita para que todos os usuários, sempre que necessitarem desse documento, sejam atendidas de forma adequada, garantindo a localização e acesso à imagem do documento com qualidade de imagem onde seja possível a leitura de todas as informações pertinentes.
E para que isso possa ser real, a especificação deve ser a mais adequada possível, pois caso contrário podemos estar tanto superdimensionando uma solução quanto subdimensionando, gerando custos adicionais, prazos não cumpridos e insatisfação por parte dos usuários.
Outra modalidade seria a contração de serviços de digitalização, onde empresas especializadas seriam contratadas para executar a digitalização de todo o acervo. Para tal, seriam alocados toda a infraestrutura de software e hardware, bem como todo o recurso humano para a operação. Nesse modelo, normalmente é precificado por imagem gerada, incluindo todos os custos pertinentes.
Um terceiro modelo, que tenho sempre citado em meus cursos e palestras, e que cada vez mais se mostra viável, seria a contratação de uma solução na modalidade similar ao outsourcing de impressão, onde a empresa contratada forneceria scanners e softwares, podendo até mesmo incluir infraestrutura de TI, para montar um ambiente de digitalização e a cobrança seria por imagem gerada pela solução. A operação ficaria a cargo do órgão.
Nesse modelo, tanto o software como o scanner devem atender aos requisitos dos processos e sempre que for necessário, readequar a solução na medida em que os volumes alterem ou as necessidades dos processos demandem novas funcionalidades.
Com isso, o parque instalado sempre estará dimensionado de acordo com as demandas dos processos, evitando erros de dimensionamento, além de permitir o cumprimento de custos e prazos planejados e com isso garantir o sucesso da operação.
Logicamente esse modelo não se aplica a todos os projetos, porém pode ser oportuno considerar no momento de detalhar a forma de contratação e comparar todos os pontos de cada modelo. [/private]
* Texto escrito por Wilton Tamane, administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos.
