A ATP iniciou um projeto pioneiro para a digitalização e microfilmagem de todos os prontuários médicos e odontológicos do Serviço de Saúde da Polícia Militar do Distrito Federal e a implantação de sistema de prontuário eletrônico. A empresa, que conta com extenso know-how na digitalização de cheques, documentos e microfilmagem oficial, venceu licitação para a realização dos serviços por cumprir todas as exigências do edital, que teve como base a resolução 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina (CFM). Na licitação, realizada através de pregão eletrônico, a ATP concorreu com outras quatro empresas. 
[private] A primeira etapa do projeto já está sendo executada por representantes da ATP, que atuam dentro das clínicas. A captura da imagem dos prontuários médicos e odontológicos é feita diretamente na Policlínica e no Centro Odontológico da Polícia Militar com o uso de modernos equipamentos e recursos para captura de imagens e o armazenamento do acervo digitalizado. A solução Imagon Doc, ferramenta web desenvolvida pela ATP para garantir a autenticidade da imagem dos documentos, gera um arquivo que dispensa qualquer manipulação e segue via web para o Centro de Processamento da ATP, onde as imagens são analisadas e convertidas em formato PDF com certificado digital.
A digitalização do acervo existente - cerca de 120 mil prontuários da Policlínica e 36 mil do Centro Odontológico – deve ser concluída até o mês de maio. As novas anotações serão feitas diretamente no formato eletrônico, e a solução Imagon Doc continuará sendo utilizada para a digitalização de documentos recebidos dos serviços externos, sendo então incorporados ao arquivo digital de cada paciente. Nesta nova fase o trabalho passará a ser feito pelos próprios funcionários das duas clínicas.
Segundo o chefe da Seção de Gestão de Contratos da Diretoria de Saúde da Polícia Militar do DF, major Alexandre Saud, que coordena o projeto, a decisão de passar a utilizar prontuários eletrônicos foi motivada pela economia de espaço e pela maior segurança. Os cerca de 9 milhões de páginas de documentos ocupavam mais de 100 metros quadrados em cada uma das clínicas e havia ainda o risco de perda e deterioração dos documentos físicos. Com a publicação, em novembro de 2007, da resolução 1.821 do CFM, que estabeleceu os requisitos de segurança necessários para a digitalização dos prontuários, os arquivos médicos eletrônicos que atendem à norma ganharam valor jurídico, podendo substituir os documentos em papel para todos os fins.
“O trabalho atendeu integralmente nossas necessidades assim como de quaisquer clínicas ou hospitais públicos ou particulares e independentemente do porte. Tenho recomendado o sistema às unidades de saúde da Polícia Militar de outros estados. A adesão facilitaria, inclusive, a troca de informações entre os nossos centros de saúde”, diz o responsável.
Para Jean Carlo Ribeiro, gerente de Produto, responsável pelo projeto, tem seu foco principal no processamento da área bancária, mas estende seus produtos ao mercado. Além de gerar arquivos com certificado digital, a empresa também realiza a microfilmagem eletrônica, que é feita através da imagem e não do documento físico. O microfilme serve como um back-up dos arquivos em PDF. Assim que a digitalização for concluída, os documentos originais passarão pela análise de uma comissão que, como determina o CFM, definirá o seu destino – provavelmente a incineração.
O Serviço de Saúde da Polícia Militar do DF, possui aproximadamente 70 mil beneficiários, atendendo a cerca de 4,8 mil pessoas por mês, realizando em média 18 mil procedimentos. O sistema de prontuário eletrônico vai agilizar a consulta dos prontuários e permitir a realização de qualquer tipo de pesquisa através de uma busca inteligente, tanto no histórico de cada paciente como em todo o acervo.
Para auxiliar na supervisão do processo, a solução Imagon Doc dispõe de relatórios que permitem medir a qualidade e a produtividade dos operadores que ficam nas instalações onde se executa o processo de captura das imagens. Como redundância da validade das imagens e melhor arquivamento das informações, após o processo de digitalização e indexação, um dos componentes da solução Imagon Doc cria um índice e organiza os documentos digitais para a Microfilmagem Eletrônica que grava as imagens em microfilme. Os prontuários são armazenados de maneira permanente e preservados contra alterações e mudanças tecnológicas.
A validade do processo de Microfilmagem Eletrônica,foi possível através da obrigatoriedade de registro no Ministério da Justiça (MJ) que regula as atividades das empresas que executam serviços de Microfilmagem Oficial de Documentos. A ATP possui registro no MJ, sendo pioneira no uso da tecnologia da Microfilmagem Eletrônica em projetos de grandes volumes. [/private]
