Todos os dias inúmeros acordos são firmados no setor financeiro. Entres eles há solicitações de crédito imobiliário, 
financiamento de veículos, leasing, crédito pessoal, empréstimos, entre outros. Tratam-se de negociações representativas que refletem fortemente nos indicadores de crescimento das instituições financeiras, onde uma possível falha pode trazer morosidade no processo e até acarretar na liberação de crédito indevido para o perfil avaliado.
Para evitar possíveis lapsos e acelerar todo o trâmite para liberação da verba, as instituições financeiras têm contratado serviços de formalização de contratos. A atividade está reduzindo em até 70% a o tempo para inserção de novos documentos e 46% no caso de documentos solicitados mais de uma vez, levando agilidade e assertividade nas autorizações de financiamentos, conforme levantamento da P3IMAGE + Access, maior empresa de capital privado de gestão documental do mundo, cujo setor financeiro tem uma representatividade expressiva em sua carteira de clientes.
Há alguns anos o processo de formalização de contrato era realizado somente pela própria empresa, através da avaliação manual dos dados, confrontando informações de um documento com o outro, além da análise das certificações entregues com as solicitadas para uma determinada operação. A atividade de conferência exige alto nível de concentração avaliado em testes de desempenho na hora da contratação. Hoje o processo pode ser realizado internamente ou deve ser confiado à empresa especializada que invista em testes de perfil para a realização da atividade, tecnologia para acompanhar o passo a passo da formalização, digitalização, repasse de todas as fases para uma plataforma digital e depois o armazenamento dos documentos físicos em local apropriado para guarda documental, dentro de rígidos sistemas de segurança.
Pelo teor dos dados manuseados, que trazem informações confidenciais de clientes, é necessário que o quesito segurança seja tão importante quanto o critério de atenção para concluir a formalização,. Considerando estas vertentes, a P3IMAGE + Access, investiu em tecnologias para evoluir a maneira como o mercado formaliza contratos de crédito, saindo da dependência manual e conhecimento dos profissionais e partindo para uma tecnologia que orienta e aponta ao formalizador o que ele deve executar. Toda a operação é formatada de acordo com as regras estabelecidas para cada banco, deixando o processo 100% transparente e auditado pelo cliente, possibilitando que, embora terceirizado, o mesmo possa acompanhar todo o trâmite como se estivesse ocorrendo dentro da própria instituição financeira. Por meio da plataforma All Store, os bancos parceiros da empresa conseguem assim visualizar todas as fases do processo. Na sequência um dossiê contendo a documentação de todas as operações é associado a uma etiqueta de código de barras e depois digitalizado. As imagens registradas neste processo ficam à disposição dos clientes pela plataforma, armazenada em um servidor próprio na matriz da empresa em SP e contingenciadas em outro servidor que fica localizado um Itupeva, uma das filiais da P3IMAGE+Access(Offsite Backup), protegendo integralmente a informação, caso aconteça alguma tragédia no local.
Além disso, a P3IMAGE + Access permite também o acompanhamento de todo o histórico de solicitações requeridas por um determinado colaborador. “Aplicamos inteligência em um processo que já existia, porém, formatamos um modelo que trate os dados com a devida importância que a atividade exige, já que lida com informações confidenciais de clientes. Para nos tornarmos especialista em todos os procedimentos de gestão documental apropriado para bancos, investimos cerca de R$ 3 milhões para a criação de uma sala cofre, com entrada autorizada por biometria e câmera 24h por dia”, finaliza Inon Neves, vice-presidente da empresa.
