São muitos os papéis, documentos e informações gerados pelos milhares de alunos que passam por uma instituição de ensino ao longo de suas trajetórias acadêmicas. A gestão destes dossiês nas instituições de ensino superior sempre foi custosa, demandando um extenso trabalho de acompanhamento dos profissionais a fim de assegurar o fluxo e a gestão correta das informações.

Pensando nisso, a empresa de tecnologia em gestão documental, Arquivar, criou a Solução Gestor Acadêmico. O combo de serviços e módulos do software para gestão eletrônica de documentos da empresa – ArqGED, engloba uma solução exclusiva combinando os módulos ArqDoc, ArqFlow, ArqScan, ArqAudit, ArqOCR e ArqSign.

Isso permite que a instituição gerencie os históricos dos alunos de maneira estruturada, criando fluxos de trabalho, além da realização de uma rápida e prática digitalização e indexação da documentação de cada aluno, com regras de auditoria que apontam a falta ou a inexistência de documentos dos alunos.

Dentro dos critérios do Ministério da Educação, a Solução Gestor Acadêmico atende as exigências voltadas para a gestão do acervo acadêmico da Portaria nº 315:

 

– Implantação do Código de Classificação de Documentos;

– Implantação da Tabela de Temporalidade Documental;

– Comissão Permanente de Avaliação – CPA.

Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017.

Art. 46. O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:

 

I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Com funcionalidades como o controle de acesso à documentação física, emissão de relatórios de descarte e auditorias que apontam documentos faltantes, criação de fluxos de trabalho para gestão documental com envio de notificações, assinaturas digitais padrão IPC Brasil, além de solução em nuvem (Azure Microsoft) sem limite de usuários, os recursos do Gestor Acadêmico estabelecem critérios para avaliação de curso e Instituição através do IGC, reduz o tempo de atendimento do setor acadêmico (comunidade acadêmica e demandas internas), com o dossiê do aluno sendo tratado por sua tipologia documental, gerando um melhor aproveitamento do arquivo físico, produtividade e redução de tempo e custos operacionais.