Uso de sistemas de workflow e tecnologia OCR permitem melhor gestão e adequação à legislação referente à gestão digital de acervo acadêmico

O dia-a-dia de escolas, universidades e demais instituições acadêmicas conta com diversas documentações de alunos, professores e funcionários e a guarda de cada um desses arquivos requer extrema organização por parte dos responsáveis e, nem sempre, esta gestão é realizada de maneira eficiente.

O excesso de papel dificulta o processo de localização das informações necessárias, além de representar um alto custo em armazenamento, além do grande risco de deterioração e perda de algum item.

Diante desse cenário, com o objetivo de otimizar as rotinas das instituições de cursos de ensino superior e pós-graduação e garantir a integridade dos dados e maior controle do panorama educacional da população brasileira, o Decreto nº 9.235/2017, que passa a vigorar plenamente até o final deste ano, torna-se obrigatória a conversão digital de todo o acervo acadêmico.

Mas o que isso significa na prática e como um sistema completo de Workflow Digital e tecnologia OCR pode auxiliar o mercado educacional?

  1. Ganho de tempo e maior assertividade diminuindo erros decorrentes da digitação de dados de documentos físicos para inclusão em formulários digitais ou mesmo correção de provas com gabaritos;
  2. Rapidez na pesquisa de informações inseridas no sistema com controles de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas visualizem ou editem os documentos;
  3. Classificação de arquivos e contatos para melhor gestão da administração, incluindo automatização de processos de atendimento de possíveis novos alunos e trâmites internos da instituição, tais como: controle de pagamentos de mensalidades e matrículas ou encaminhamento de notas e documentos comprobatórios às secretarias de educação.

O uso de smartphones nas interações com o cliente, a automação de processos, a robotização (RPA), a desburocratização, a implementação de Assinatura Digital no padrão ICP-Brasil e adoção por completo do conceito paperless office (escritório sem papel), são itens essenciais para uma verdadeira Transformação Digital e é isto que as soluções da linha ELLOS podem fazer pela sua Instituição em total consonância com a legislação vigente.