Quando e porque criar uma nova pasta no repositório de documentos? Essa dúvida é comum a todos os profissionais que lidam com sistemas de document management ou softwares que controlam o conteúdo corporativo. E o dilema pode ocorrer mais de uma vez por dia. Você quer um conselho sobre isso? Diminua os motivos para sua decisão ao máximo possível. Creia, eles podem se resumir a apenas três.
1- Tem algo novo que não se encaixa
Quando surge um cliente novo ou uma nova categoria de informação que não se encaixa de maneira nenhuma nos arquivos existentes. Mas isso deve realmente ser considerado como algo fora da curva. Criar novas pastas com qualquer critério pode complicar achar a informação depois.
2- Segurança
Quando a tecnologia usada na empresa não permite que o acesso a um documento ou informação seja feito por meio de controle de senha, tokens, biometria, etc. Nesse caso, uma nova pasta pode ser criada com o uso de uma opção simples de dar acesso a apenas um grupo de usuários.
3- Facilitar buscas
Uma nova pasta pode eliminar resultados desnecessários em uma busca no sistema. Por exemplo, você quer informações sobre processos de compra da empresa "X,Y,Z & Associados". Numa query normal, o retorno será de dados cadastrais, formulários diversos, etc. Se for criada uma pasta somente sobre "Compras" o retorno da busca será mais focado.
