Ouso dos meios digitais na relação do contribuinte com a Receita Federal foi o grande passo em direção ao aprimoramento das facilidades e da prestação de serviços aos usuários/contribuintes. Para quem precisa acompanhar um processo, seja de pedido de isenção de impostos ou questionamento relativo a pagamentos, pode contar com a tecnologia do gerenciamento de Informações integrada à imagem dos documentos por meio do site da Secretaria da Receita Federal. Este modelo para prestação de serviços utilizando a web, disponível pelo portal da e-CAC no site da Receita (www.receita.gov.br), é fruto de um trabalho que iniciou-se em 2003, por iniciativa do próprio Governo Federal e dos diretores da secretaria como Carlos Alberto de Freitas Barreto, atual Secretário da Receita Federal do Brasil, que abraçou a idéia desde o início.

Marcelo Sousa Silva da Receita Federal

[private] Por meio desse sistema, o contribuinte pode visualizar a qualquer tempo as imagens dos documentos do processo, bem como enviar sua impugnações ou recursos, além de acompanhar as etapas em que se encontra o processo. Todos os documentos necessários  são anexados por meio de formulários eletrônicos que contêm os dados necessários ao tratamento das informações.

Conforme explica o líder do projeto, Marcelo de Souza Silva, por meio do chamado e-Processo é possível controlar as solicitações de abertura de processos, juntada de documentos, acompanhar a análise, verificar eventuais pendências ou ter conhecimento sobre intimações, enfim sobre toda a “vida” do processo. Tudo isso em meio digital.

Como benefícios o e-Processo trouxe a velocidade no trâmite dos processos junto ao órgão. Como resultado prático o sistema permitiu a eliminação do processo em papel, não necessitando mais de armazenamento, transporte cópias etc. Armazenados digitalmente, os documentos do processo passaram a ser padronizados permitindo a identificação e a classificação automática dos documentos.“Toda essa administração de processos jurássica eminentemente baseada em papel não mais acontece e até setembro deste ano, toda interface com o cidadão se dará via web”, explica Marcelo Silva.

O mapeamento das atividades, assim como o controle das informações é feito em tempo real. Como resultado houve uma redução expressiva dos procedimentos burocráticos, assim como nos prazos de atendimento a população. O e-Processo  também incrementou a arrecadação devido à redução do tempo de permanência do processo e a realização do crédito tributário.

“O e-Processo foi a primeira etapa para implantação da gestão pela qualidade. Para a administração publica significa a redução de custos  com a eliminação do papel, aumento da produtividade e redução ou até eliminação de atividades acessórias, diminuição no tempo de análise dos processos e facilidade no manuseio das informações”, complementa o líder do projeto.

A infraestutura adequada e capacidade do sistema permitiram o recebimento, via web, de um grande volume de documentos, com a anexação automática da imagem. Essa tecnologia diferencia as demandas complexas das simples, identificando o que é prioridade e o que não é, de forma a tratar gerencialmente as informações que transmite e recebe.

“Criamos atividades em cada etapa do projeto assim como taxonomia e classificações. Elegemos princípios que determinaram as principais diretrizes dos processos e tudo isso para garantir a transparência e o crescimento organizacional”, disse Silva

O e-Processo  baseia-se em diretrizes que visam unificar  o tratamento das informações e em especial os aspectos de segurança, de software e de infraestrutura. A norma de armazenamento de Logs garante a transparência e a rastreabilidade de todos os atos públicos ocorridos nos processos.

O desenvolvimento do e–Processo é o resultado de um esforço dos técnicos da Receita Federal. Equipes da receita e do Serpro trabalharam para que os benefícios do sistema chegassem à Procuradoria  Geral da Fazenda e, a partir dessa experiência até a Previdência Social.

Hoje, o sistema capitaneado por João Paulo Silva, responsável pela Coordenação Geral de Arrecadação e Cobrança da RFB e Supervisor Geral do Subprograma do sistema e-Processo desde junho de 2009, já é referência para muitos outros órgãos públicos.

“ A Receita desfruta de uma imagem muito boa junto ao público e projetos como o do e-Processo vêm corroborar neste sentido”, conclui Marcelo Silva. [/private]