A Unimed implantou o sistema de gerenciamento de documentos da DocuWare para gerenciar digitalmente 1,3 milhão de contas de pacientes e mais de 1,8 milhão de páginas de informações por mês. Utilizando tecnologia avançada, a empresa de plano de saúde pode digitalizar e microfilmar registros simultaneamente, em conformidade com a legislação federal de retenção de registros. O novo sistema eliminou custos com correio, reduziu procedimentos duplicados e melhorou as práticas de cobrança, resultando em um retorno do investimento em menos de um ano. 
[private] A empresa é considerada um dos maiores grupos de prestação de serviços de saúde do Brasil e possui trinta escritórios no Estado do Rio Grande do Sul, distribuídos em mais de 800 quilômetros. Cada médico integrante da rede da Unimed é um cooperado da empresa, e cada escritório funciona como se fosse uma empresa separada, mas a documentação é compartilhada entre todos os escritórios.
A Unimed mantém volumes de documentos que incluem registros médicos, diagramas hospitalares, comunicados de médicos, e muito mais. No Brasil, o documento original não pode ser retirado do escritório de origem, de forma que cópias de registros e contas de pacientes circulam a cada quinze dias entre os escritórios para processamento. Isso aumentou de maneira exponencial o número de documentos que a Unimed mantinha e resultou em múltiplas cópias das mesmas informações em vários locais diferentes.A Lei Federal Nº 5.433, de 1968, requer que todos os documentos em papel sejam microfilmados para que possam ser destruídos.
Para eliminar a dependência de registros em papel, a Unimed escolheu trabalhar com Geraldo Streck Gerenciamento de Imagem e Informação, um parceiro autorizado da DocuWare.
Usando uma solução de imagem híbrida, cada um dos trinta escritórios do Grupo captura informações com scanner Kodak i9610 Archive Writer para produzir imagens digitais que em seguida são usadas para criar microfilmes para arquivamento sem assistência manual. As informações digitais são indexadas e armazenadas em um servidor. Usando o módulo Autoindex da DocuWare, o número do local do microfilme, como Roll 22 Frame 75, é adicionado automaticamente a cada imagem como um termo de índice. Cada um dos trinta escritórios tem acesso ininterrupto ao conhecimento armazenado eletronicamente no sistema DocuWare e pode pesquisar e visualizar documentos online conforme a necessidade. A cópia em microfilme dos registros é armazenada em um local central. Os recursos de segurança da ferramenta permitem que a Unimed defina direitos de acesso e preserve a privacidade dos pacientes, ao mesmo tempo em que oferece aos médicos uma forma fácil e eficiente de compartilhar resultados de testes e outros registros.
Com cada um dos trinta escritórios examinando 3.000 páginas por dia, a Unimed processa eletronicamente mais de 1,8 milhão de páginas por mês. Toda noite o servidor sincroniza as informações, oferecendo a cada escritório acesso à documentação completa.
A privacidade de mais de 1,3 milhão de contas de pacientes é gerenciada pela eliminação de procedimentos duplicados e da capacidade de controlar a distribuição de remédios caros. Com o DocuWare instalado, o tempo para faturamento de contas a receber diminuiu em 14 dias, pois agora as informações são trocadas diariamente entre os escritórios.
“Oferecer a trinta escritórios em diferentes cidades documentos atualizados é em si mesma uma tarefa gigantesca, mas, quando a Unimed decidiu capturar documentos diariamente de cada local em que eram gerados, somente uma solução de software robusta e estável seria capaz de executar o trabalho. A escolha do DocuWare foi uma resposta fácil e eficiente para um projeto de 1,8 milhão de documentos por mês, que permite aos usuários acessar as informações pela Web de qualquer local”, disse Marcelo Streck, da MGS, o parceiro autorizado da DocuWare.
Para Paulo Gonçalves, Diretor de TI da Unimed, “O sistema de gerenciamento de documentos da DocuWare está nos ajudando a controlar diariamente as despesas médicas de nosso plano de saúde e tem sido uma ferramenta fundamental na gestão de toda a nossa operação.” [/private]
