Dizer que o mundo está diante de uma mudança radical no que diz respeito à gestão de documentos é o mesmo que “chover no molhado”, não é mesmo? 
[private] A consciência da importância de entender e colocar em prática as metodologias e implementar as tecnologias disponíveis no mercado global de Information Management está mais viva para todos e cresce em importância a cada momento para empresas de todos os portes e verticais da economia.
Por isso, mais uma vez, a Revista Document Management reuniu especialistas, empresários e responsáveis pela coordenação de departamentos de gestão da informação para uma agenda de visitação a departamentos do governo americano, que abriram suas portas especialmente para esse grupo visitar e conhecer seus projetos na área de Enterprise Content Management (ECM).
Além das visitas técnicas, o grupo também teve a oportunidade de participar do Congresso Info 360, realizado na cidade de Washington durante os dias 21 a 24 de março, no Edward G. Washington Convention Center.
Visitação
De acordo com uma agenda preestabelecida, o grupo que embarcou para os Estados Unidos no sábado, 19, iniciou na segunda-feira, 21, as visitas técnicas a departamentos de estado do Governo americano.
O primeiro encontro foi no The Government Printing Office (GPO), responsável por imprimir produtos como jornais, revistas, brochuras com informações relevantes do governo, assim como todas as resoluções, leis e adendos do Congresso. A função desse departamento, muito parecida com a da Imprensa Oficial brasileira, é a de dar publicidade a todas as resoluções do governo por meio de suas publicações, pois somente é após sua publicação que tanto leis quanto decretos passam oficialmente a ser considerados legais.
Hoje, o GPO edita digitalmente a maioria de suas publicações e distribui para as bibliotecas públicas em todo o país. A Missão esteve no GPO e pode conhecer de perto todas as mudanças tecnológicas que o departamento implementou nos últimos anos cujo principal foco está na Arquitetura da Informação.
Além disso, há nesse projeto toda uma cultura de preservação da informação cujo modelo desenvolvido internamente está sendo desenvolvido há quase uma década.
Segundo Adam Schwartz, responsável pelo planejamento do Program Management Office (PMO) e que recebeu a delegação brasileira, o projeto, que teve início ainda nos anos 90, passou por várias fases até hoje e resultou em um sistema chamado FDsys. Trata-se de um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo que controla com segurança o conteúdo digital em todo seu ciclo de vida, para garantir a integridade do conteúdo e sua autenticidade.
O FDsys é também um silo de preservação, pois segue os padrões do sistema de arquivamento americano (NARA) para garantir a preservação a longo prazo e o acesso aos conteúdos digitais. Possui ainda um avançado motor de busca, que combina a criação de metadados com a tecnologia de pesquisa moderna para garantir uma experiência de pesquisa da mais alta qualidade.
“Era imprescindível que o sistema atendesse a essas três premissas, com base na atuação desenvolvida no departamento, e que hoje é considerado um modelo para vários outros departamentos americanos”, ressaltou Schwartz.
A lição mais valiosa obtida com a organização do projeto, segundo seus responsáveis no GPO, foi a criação de uma arquitetura de informações que é pública e permite que outros departamentos possam usufruir dessa experiência de forma simples e com garantias, já que os resultados são os mais positivos possíveis.
Na segunda parte do dia, os membros da delegação foram ao District of Columbia Department of Human Services, que está em pleno processo de transformação de seus processos baseados em papel em documentos digitais pesquisáveis, o que permitirá ao departamento atender a uma grande parcela da população que procura por benefícios sociais por meio desse departamento.
O projeto que utiliza a ferramenta FileNet, da IBM, está implementando a digitalização de aproximadamente 22 milhões de páginas, que compõe os arquivos dos beneficiários do Distrito de Columbia. Nas fases subsequentes do projeto, a ferramenta também será utilizada para manter e arquivar eletronicamente os documentos e formulários preenchidos pelos beneficiários, de acordo com as pretensões e os programas sociais a que têm direito.
O projeto prevê a guarda das imagens dos documentos em um repositório apto e seguro para pesquisa e utilização por vários funcionários do departamento situados em distintas localidades.
Para Arlene Conover, encarregada pela implantação do projeto no Distrito de Columbia, tanto o sistema escolhido quanto o treinamento ainda estão em curso, mas os benefícios do sistema já começam a ser sentidos no dia a dia do departamento, seja pela facilidade da operação seja pela agilidade que ele proporciona aos atendimentos”, reforçou.
A missão técnica Document Management esteve na quarta-feira, 23, no Government Accountability Office, departamento de contabilidade do IRS (Internal Revenue Service), área responsável pelo Serviço da Receita americana que deu início a um projeto de implementação de categorização e classificação de seus documentos. O GAO possui uma semelhança com o TCM (Tribunal Superior de Contas do Município), no Brasil.
No GAO, os participantes puderam aprender sobre o projeto, conhecer as lições assimiladas durante o desenvolvimento e entender como eles implementaram as categorizações e classificações em seus documentos.
O departamento realizou toda uma sistemática de taxonomia para facilitar as buscas por documentos num acervo bastante expressivo. O objetivo do projeto foi dar uma linearidade aos termos mais conhecidos e utilizados pela área e também facilitar as pesquisas de usuários internos e externos.
Conforme explicou Bonnie Muller, responsável pela área de Knowledge Services, que pertence ao grupo de desenvolvimento desse projeto, “a implementação da taxonomia e da análise de texto ajudam na publicação, manutenção e arquivamento dos documentos, assim como na sua indexação, nos processos de busca, na categorização e na extração da informação sempre que ela for necessária”.
Após o desenvolvimento do sistema, houve uma melhoria significativa na experiência dos usuários na busca por informações. Agora o sistema está sendo preparado para se integrar a silos de informação federadas da União. “A análise de textos, neste caso, é a espinha dorsal da busca das informações e a porta para a gestão do conhecimento dentro e fora do departamento”.
Na quinta-feira, 24, Stephen Levenson, recebeu os participantes da Missão Document Management na AIIM Headquarters em Washington. Levenson fez uma apresentação sobre as US Distritct Court, que são as varas regionais do sistema judiciário americano, numa palestra especialmente desenvolvida para os participantes brasileiros. Os membros da comitiva puderam conhecer detalhes sobre o processo de gestão desenvolvido pelo departamento, que aumentou consideravelmente devido ao alto volume de processos.
O grupo também observou como os Tribunais Distritais locais atuam e o que houve com o processo de trabalho dessas cortes, que passaram a receber uma elevada quantidade de documentos, também utilizados em processos judiciais em diferentes instâncias. Devido ao aumento dos casos, com várias demandas diferentes, que às vezes até se interligam em questões judiciais sequentes, nos últimos dois anos, os processos passaram por uma modificação, que incluiu toda uma reestruturação do sistema documental das cortes regionais. Os Tribunais Distritais americanos estão em processo de implementar o uso do PDF/A (ISO 19005) para seus documentos, a fim de preservá-los para as gerações futuras.
Na visita, Levenson ressaltou que o formato de arquivo é uma parte crítica em um modelo de preservação. “Nos negócios a necessidade e a demanda do mercado consumidor estão muitas vezes fora de sincronia no aspecto de atualizar as conversões dos documentos digitais e os programas que eles utilizam. Para isso, o PDF/A oferece vantagens de mercado para quem o utiliza”, explicou.
Hoje, o sistema judiciário de cortes distritais possui um acervo de 500 milhões de documentos, com várias procedências (programas, conversões, fontes etc). A escolha por um padrão que atendesse a toda essa diversidade aconteceu gradativamente e foi sendo aplicada de forma a obedecer também às normas ISO, devendo incluir brevemente o padrão XML.
“Além de ter um padrão aberto, o PDF/A foi desenvolvido para um vasto conjunto de usuários, está sujeito a uma análise técnica rigorosa, permite a preservação a longo prazo e não é dependente da existência de um determinado programa para sua leitura. Isso tudo dá aos responsáveis pelos arquivos um controle total sobre seus documentos”, concluiu Levenson.
Essa foi a última visita programada para a missão Document Management, que teve também a oportunidade de conhecer a exposição de produtos e tecnologia, com todas as novidades dos fabricantes norte-americanos, e os mais recentes lançamentos mundiais. O grupo participou ainda de várias seções do congresso que ocorreram no Edward G. Washington Convention Center. 
Conferência
Executivos da Western Union, Oracle, Box.net, EMC, LinkedIn, Google, Microsoft, IBM, AIIM, do FDA (departamento que cuida da regulamentação de drogas nos Estados Unidos), e do National Reconnaissance Office estiveram no auditório principal da Info360, no Walter E. Washington Convention Center, no primeiro dia do evento deste ano. “A programação reuniu palestrantes que acreditamos ser os líderes em suas áreas, e suas empresas são consideradas as mais importantes desenvolvedoras de tecnologia no setor de content management”, disse Tom Bliss, diretor de Eventos da Questex Media Group, os produtores do evento. “Os participantes ouviram os principais executivos de algumas das mais inovadoras companhias do mundo, dos setores público e privado”, complementou.
Na abertura do evento, o presidente da AIIM, John Mancini, falou da importância das mídias sociais no mundo do ECM e reforçou que o futuro da gestão da informação segue uma tendência já bastante disseminada, que hoje permeia também o mundo dos negócios: a dos negócios sociais.
Em sua apresentação, “Why use a blacksmith to fix your car?”, Mancini reforçou a idéia de transição do mercado da velha sistemática de arquivamento de papel, que passou por todas as etapas de transição para os sistemas digitais, e agora se encontra diante de uma nova fronteira a Era do Facebook.
“A indústria de Content Management tem um desafio pela frente, que é o de estar atualizada tecnologicamente e ao mesmo tempo atender as necessidades da sociedade diante dos sistemas de comprometimento, isto é, diante de uma nova etapa na maneira de se relacionar com seus clientes e com o conteúdo gerado na troca de informações amplificadas pelas redes sociais, wikis e todo um novo universo social disponível, hoje, nesse mercado”, enfatizou o presidente da AIIM.
Para ele, as fases de transição ditam exatamente a maneira de as empresas se relacionarem no mundo dos negócios e aqueles que demoram a perceber essas mudanças estão fadados ao insucesso.
“As experiências hoje devem atender certos requisitos importantes, que são os de ser social, local e móvel (SoLoMo). O desafio dos CIOs é integrar as necessidades de seus consumidores, que entram como força consumidora e de trabalho, filhos da Era do Facebook, e exigem que essa estrutura a que estão acostumados seja permanente, retirando os CIOs da condição de ditadores para a de colaboradores da tecnologia”, reforçou Mancini.
À noite, o encontro contou com o AIIM Dinner’s Award, no qual são premiados e laureados todos os membros dos capítulos da entidade, empresas, projetos e pessoas que se destacaram no último ano. Na oportunidade, Mancini falou da mudança que está ocorrendo na entidade, e que reassumirá o comando da exposição e da conferência no próximo ano. Além disso, afirmou que a associação continuará mantendo o foco nos seus treinamentos e certificações.
A Comitiva
Graças ao patrocínio da EMC, Fujitsu do Brasil, OrInfo e Stoque, o grupo de executivos brasileiros teve a oportunidade de conhecer e compartilhar experiências com desenvolvedores de projetos nos Estados unidos, enriquecendo a visão que possuem da indústria mundial de gerenciamento das informações.
Fizeram parte da Missão Document Management 2011:
André Citriniti (Bradesco); 
Arnaldo David (Guia Business Media)
Carlos Rodrigo Montagner (CBC);
Claudio Chaves (OrInfo);
Emerson de Freitas (Stoque);
Fabiano Queiróz (Johnson&Johnson Brasil);
Felipe Ornellas (Attento);
Irineu Granato (Montreal);
Marcel dos Santos (Tecnoset);
Marcos Alves de Oliveira (Stoque);
Mário Aires (Bradesco);
Maximillian Adelmann (ScanSystem);
Miriam Garcia Lara (Acellor Mitall);
Murilo Taranto (Stoque);
Nelson Yassuo Ossanai (Fujitsu do Brasil);
Rodrigo Rossoni Ribeiro (FastScan);
Sérgio da Costa Correa (Docsys);
Sonia Stropa (LessPaper);
Susana Batimarchi (Guia Business Media)
Wallace de Melo (Stoque);
Walter Koch (Imageware);
Wanderley Marcussi (Citibank);
Wilton Tamane (CNC). [/private]
