Fundada há mais de 80 anos na cidade de Piracicaba, no interior de São Paulo, a Rede Drogal atualmente conta com 123 Odair Silveira, Gerente de Logística da Drogal, e Moisés Formariz, Gestor de Projetos e Tecnologia da Técnica.farmácias e está presente em 45 cidades no Estado de São Paulo. Como forma de dar agilidade e confiabilidade à Gestão Documental, em 2006 a empresa investiu na organização e racionalização de seu arquivo, tendo como base a metodologia TECSTAR Plus, exclusiva da Técnica Gestão Documental.

 

Na época, a arquivo estava espalhado por três galpões em uma chácara de propriedade da empresa, ocupando um espaço de aproximadamente 400 metros quadrados e utilizando três arquivistas. O projeto de organização e racionalização foi implementado em cerca de oito meses e trouxe resultados significativos: enxugamento de cerca de 10 toneladas de documentos e centralização do arquivo em um único local (originando o atual Arquivo Central), ocupando cerca de metade do espaço usado anteriormente.

 

O arquivo atende as os documentos das áreas Fiscal, Recursos Humanos, Financeiro, Departamento Pessoal, Convênio e Documentos/Controles de Filiais. Após os bons resultados na organização e racionalização, a Central de Documentação ficou sob supervisão da Técnica até que, em 2009, a empresa optou pela terceirização total do arquivo à Técnica.

 

Entre os motivos que levaram a essa mudança estratégica estão a grande expertise do terceiro, viabilidade econômica e, principalmente, a liberação de esforços da Drogal para a atuação em seu core business principal, delegando a tarefa de Gestão Documental à Técnica.

 

Além disso, toda a evolução tecnológica, resultado do aperfeiçoamento contínuo da plataforma TECSTAR, como a tecnologia WEBPLUS que permite a consulta aos documentos via Web, esteve à disposição da Drogal. O trabalho efetivado no Arquivo Central permite agilidade na busca de documentos, acessos restritos, gestão e controle digital da informação, enfim há um amplo espectro de possibilidades, e a empresa utiliza as ferramentas que mais se adequam às suas necessidades. E, nos próximos meses, a Drogal terá acesso a ferramenta de Business Inteligence, um dashboard completo para análises e decisões estratégicas sobre seus documentos.

 

“Sempre objetivamos atender de forma integral o cliente. A partir de observações do mercado nessas quase três décadas de atuação em Gestão Documental, permitiram a Técnica entender e desenvolver soluções sob medida, alinhadas não só a prestação de serviços oferecida, mas também as diferentes capacidades de investimento dos usuários”, comenta Suely Dias dos Santos, diretora da Técnica Gestão Documental, que em seu portfólio acumula o atendimento a mais de 100 empresas e o desenvolvimento de cerca de 600 projetos de organização e tecnologia para empresas de todos os portes e de atuação em diferentes mercados.

 

Situação atual – Atualmente, o arquivo central conta com cerca de 25 mil volumes e, como ressalta Odair Silveira, Gerente de Logística da Drogal,

“a efetiva gestão é algo muito importante, pois os documentos são consultados constantemente, seja por necessidade dos departamentos ou mesmo por parte dos órgãos governamentais”.

 

Segundo Odair, a gestão contínua propiciada pela terceirização assegura o total controle documental das atividades. “Assim, não temos perdas, falta ou atraso no envio dos documentos”, comenta. Recentemente, em função do crescimento da Rede Drogal, mais um profissional foi incorporada à equipe de arquivistas da Técnica que atuam no arquivo da empresa.

 

A consulta é feita online, ou seja, os usuários buscam na ferramenta WEBPLUS® os documentos e os localizam para retirada e consulta, gerando um dinâmico e alto volume de movimentação. Para se ter ideia do volume de documentos manuseados, em 2015 entraram no arquivo 6.763 caixas de documentos enquanto 4.113 foram destruídas.

 

“É importante ressaltar que a tecnologia permite um acompanhamento muito próximo de diversas variáveis e, atualmente, com o aprofundamento das questões relacionadas ao compliance e governança corporativa, a gestão documental ganhou ainda mais relevância”, observa Suely. Um dado é o acompanhamento da capacidade operacional física do arquivo, o que permite estabelecer ações e investimentos de médio e longo prazo.

 

Ainda tendo como base as movimentações do arquivo de 2015, as três áreas que mais encaminharam caixas digitadas foram Controle de Filiais, Financeiro e Contabilidade; e os materiais indexados resultaram em 668 tipos diferentes de documentos, distribuídos pelos 31 setores usuários do arquivo.

 

“O arquivo central é uma área de suporte vital para o apoio operacional e estratégico da empresa. Com procedimentos ajustados minimizamos diversos riscos, por descarte ou extravio inadequado de documentos. Além disso, a organização reduz a necessidade de investimentos”, comenta Odair.