Apesar de toda a movimentação em torno da transformação digital, a guarda física de documentos segue sendo uma realidade predominante em muitas empresas. Contratos, prontuários, registros fiscais e históricos continuam ocupando salas, galpões e arquivos que, muitas vezes, funcionam sem estrutura adequada, processos claros ou visibilidade sobre o que está armazenado.
É um tema que, durante muito tempo, foi tratado apenas como um detalhe logístico. Mas, diante das novas exigências do mercado — agilidade, segurança, rastreabilidade e redução de custos —, a guarda física precisa ser enxergada como uma etapa estratégica da gestão documental.
Neste artigo, você vai entender os principais desafios desse cenário e por que encará-los agora é essencial para não perder competitividade.
A realidade por trás do armazenamento físico
A guarda física costuma ser tratada como um mal necessário. Afinal, muitas informações ainda precisam ser mantidas em papel por exigência legal ou controle histórico. Mas o que vemos no dia a dia de empresas de diferentes portes e segmentos é uma situação preocupante:
- Acervos que crescem sem controle
- Ambientes improvisados e inseguros
- Falta de critérios claros para guarda e descarte
- Dificuldade extrema para localizar documentos
Quando a informação não é facilmente acessível, ela deixa de ser útil — e passa a ser um passivo. É isso que acontece em estruturas de guarda mal geridas: o que deveria proteger a empresa, começa a sabotá-la.
Os custos invisíveis da guarda de documentos
A maior parte das empresas não consegue mensurar o custo real da guarda física. E isso é um problema sério.
Estamos falando de:
- Espaço físico dedicado (que poderia ter outro uso estratégico)
- Climatização e segurança (monitoramento, controle de umidade, pragas, incêndios)
- Mão de obra operacional (colaboradores dedicados apenas a buscar, separar e transportar documentos)
- Risco de não conformidade (multas, perdas, processos)
Sem falar no tempo perdido. Em muitos casos, localizar um único documento pode levar horas — ou dias.
Os riscos estratégicos que nem sempre são visíveis
Além dos custos operacionais, há um conjunto de riscos menos óbvios, mas igualmente graves:
- Insegurança jurídica: documentos extraviados, fora do prazo de guarda, sem trilha de acesso
- Baixa rastreabilidade: dificuldade para comprovar movimentações e acessos
- Impacto na imagem da empresa: atraso no atendimento ao cliente, perda de credibilidade em auditorias
- Estagnação: impossibilidade de evoluir para práticas mais modernas de gestão porque o acervo físico está desorganizado
Esses riscos, somados, corroem silenciosamente a eficiência e a competitividade do negócio.
O que o mercado está pedindo agora
Vivemos uma nova era da informação. E mesmo que o digital esteja cada vez mais presente, o físico ainda cumpre um papel importante — desde que bem gerido.
As empresas querem:
- Acesso rápido e seguro a documentos físicos
- Inventário atualizado e categorizado
- Relatórios de movimentação e guarda
- Indicadores de desempenho do acervo físico
- Integração possível com soluções digitais no futuro
Ou seja: a guarda física precisa se comportar como parte de um sistema inteligente de gestão documental.
Encarar o físico como parte da gestão
O primeiro passo é abandonar a ideia de que o arquivo físico é só um “lugar de guardar coisas”.
A guarda precisa ser tratada como um processo estratégico. Isso significa:
- Ter políticas definidas de guarda e descarte
- Implantar fluxos e SLAs de localização
- Realizar auditorias regulares
- Mapear o acervo e categorizá-lo desde a origem
- Controlar acessos e rastrear movimentações
Empresas que aplicam esses princípios na guarda física ganham agilidade, controle, segurança — e criam uma base sólida para futuras ações de digitalização.
Não é sobre abandonar o papel. É sobre dar um novo propósito a ele.
A guarda física de documentos ainda é, e será por um bom tempo, parte da rotina de muitas organizações. Mas ela precisa evoluir.
Mais do que armazenar, é hora de gerenciar.
Mais do que cumprir uma obrigação, é hora de criar valor.
A 3A Digitall acompanha essa transformação de perto. E está desenvolvendo soluções pensadas para empresas que desejam estruturar sua gestão documental com visão de futuro — sem desconsiderar a importância da base física.
Porque o futuro da informação começa agora. E ele começa pelo jeito como cuidamos do que já temos.
Fale com os nossos consultores da 3A Digitall pelo whatsapp e saiba mais.
Publicado originalmente em 3A Digitall.
