Acompanhe a entrevista exclusiva de Antonio Gesteira, diretor de Forensic Services da PricewaterhouseCoopers e professor de Pós-Graduação em Computação Forense da Universidade Mackenzie que explica para o mercado este novo e importante conceito para as corporações. 
[private] Document Management: O que é o e-Discovery ou Electronic Discovery?
Antonio Gesteira: A definição do termo é muito mais ampla do que imaginamos, talvez seja mais fácil dizer o que o e-Discovery não é. Não é utilizado apenas em um processo de litígio na esfera civil ou criminal ou suspeita de fraude, onde uma determinada empresa ou cidadão necessita apresentar provas eletrônicas.
O volume e a relevância dos dados gerados, transmitidos e armazenados através dos canais eletrônicos em escala global têm desafiado as autoridades governamentais, especialistas em segurança, empresários, conselho de administração, os acionistas, advogados, peritos, auditores, agentes de compliance entre outros atores para a questão central relacionada ao uso de meios eletrônicos na condução dos negócios.
Vale a pena mencionar um outro termo relacionado ao e-Discovery que também merece atenção, conhecido como Electronically Stored Information – ESI -- que trata do ambiente tecnológico corporativo responsável pela organização de evidências eletrônicas de forma estruturada e consistente e que viabiliza a identificação de forma efetiva de uma determinada informação sensível para o negócio. Podemos dizer que o ambiente ESI facilita e muito no processo de e-Discovery de forma preventiva e não puramente reativa.
DM: Na sua opinião, o e-Discovery é mais uma onda do mercado ou uma tendência que veio para ficar?
Gesteira: Cerca de 70% do custo de uma investigação está relacionado com o processo de levantamento e apresentação de provas eletrônicas. Considerando que o e-Discovery tem sido utilizado na sua grande maioria em processos investigativos, onde as partes necessitam identificar, recuperar, processar e analisar um grande volume de documentos armazenados eletronicamente e que o volume e a complexidade no gerenciamento dos dados críticos teve um aumento significativo ao longo dos anos o e-Discovery passa a ser cada vez mais importante quando pensamos em estabelecer um processo que seja efetivo também do ponto de vista de custo.
DM: O mercado brasileiro latino americano está preparado para o e-discovery?
Gesteira: Ao compararmos o mercado de e-Discovery nos Estados Unidos e na Europa à realidade dos países latinos, constatamos que esse conceito apresenta-se de forma bastante imatura. Nos países com um alto grau de corrupção é enorme incidência de crimes virtuais, e portanto, não significa que são os mais maduros em relação ao ESI e ao e-Discovery. Vale a pena ressaltar que em mercados maduros existem leis específicas que obrigam as empresas a apresentarem provas eletrônicas de forma tempestiva. Adicionalmente, esse é um ponto de estímulo para as organizações para a adoção de práticas mais estruturadas, o que em muitos casos pode significar para a empresa ter a sansão reduzida caso haja a cooperação do processo de e-Discovery.
DM: Quais são as empresas que podem ser impactadas pela nova tendência?
Gesteira: Na prática todas as empresas independentemente do porte ou do seu segmento na indústria, podem deparar-se com situações de litígio onde a defesa vai passar pelo processo de apresentação de provas eletrônicas. As empresas multinacionais instaladas no Brasil bem com as empresas nacionais que operam no exterior podem ser mais impactadas, considerando o nível de exposição ao risco das informações e a necessidade de atendimento a regulamentações locais.
DM: Como as grandes companhias de ação global estão se estruturando para atingir níveis de excelência nesta área?
Gesteira: O e-Discovery é muito mais do que tecnologia e depende, além de competências técnicas e investimentos em hardware, software e treinamento, de profissionais com vivência em processos investigativos de crimes eletrônicos ligados a fraudes de natureza fiscal, contábil, desvios de conduta, disputas, concorrência desleal, entre outros, além do possível envolvimento de empresas especializadas na digitalização de grandes volumes de documentos.
DM: Como as empresas podem se antecipar a esta exigência e quais as medidas práticas que podem lançar mão para atualizar seu compliance?
Gesteira: Para isso, as empresas podem definir uma política de retenção de dados que inclui os procedimentos de descarte e obedecendo ao ciclo de vida da informação de acordo com a necessidade de negócios.
Também pode estabelecer protocolos de comunicação, papéis e responsabilidade quanto à guarda e retenção de documentos.
Além disso, pode investir em programas de treinamento e conscientização dos colaboradores e terceiros, estabelecendo penalidades quando aplicáveis. As empresas podem monitorar o compliance com as políticas e procedimentos e obter a certificação de empresas independentes. Dessa forma, garantirá que o processo funcione de forma sistêmica e que possua trilhas de auditoria.
DM: O senhor vê entraves culturais ou legais que impactam a adoção dessas medidas?
Gesteira: Acredito que as barreiras na adoção das práticas de guarda e retenção das informações, além das questões legais, podem estar relacionadas à falta de acesso e conhecimento das melhores práticas. Além disso, pode haver uma resistência natural quanto à implementação de um novo processo, obrigando as organizações a definir papéis e responsáveis e a orquestrarem os ajustes nas políticas, normas e procedimentos.
DM: Quais são os resultados práticos da utilização das regras do e-Discovery nas empresas?
Gesteira - Podemos enumerar alguns benefícios práticos que são: Fornecer ao departamento de TI e ao Jurídico um melhor entendimento sobre os tipos e a localização das fontes de informações eletrônicas e facilitar a rápida identificação, extração e apresentação dos dados em resposta a eventos planejados e não planejados, assim como às auditorias internas e externas.
O e-Dicovery ainda viabiliza a pronta e rápida resposta na apresentação dos dados para requisições do Departamento Jurídico e em processos judiciais que envolvam firmas de advocacia, reguladores e terceiros e auxilia facilitando no gerenciamento dos registros de negócios de acordo com a política corporativa para guarda e retenção das informações. [/private]
