Por: OM30 (Amaury Carvalho, Aline Cristina e Janaína Lopes)
A necessidade da implantação uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surgiu a partir da Lei de Acesso à Informação (LAI) que regulamenta como os governantes devem disponibilizar os dados públicos para os cidadãos que desejem consultá-los. As informações devem estar disponíveis na forma ativa e passiva. A forma ativa é menos conhecida, mas é de extrema importância, pois prevê que parte das informações deve estar disponível para o público geral através da internet mesmo sem ser solicitada. A segunda forma é mais conhecida pela população, e se refere às informações solicitadas que são entregues através de uma chave de acesso, caso o documento já esteja digitalizado.
Por norma, a quantidade de documentos disponíveis para acesso geral varia de acordo com a população de cada município. Cidades com menos de 10 mil habitantes, por exemplo, são liberados da obrigatoriedade de disponibilizar documentos na internet. Dos demais municípios, que precisam se adequar à lei, muitos ainda não possuem sua documentação regularizada e organizada. Além de impossibilitar o cumprimento da lei, isso faz com esses municípios estejam atrasados em relação às políticas de transparência pública.
Neste sentido, é importante lembrar a necessidade de também cumprir a Medida Provisória nº 2.200/2001 - primeira iniciativa governamental concreta criada para regulamentar o documento eletrônico no país - que instituiu o uso do certificado digital para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, e do desafio da adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula as atividades de tratamento de dados pessoais. As sanções para o descumprimento das leis citadas podem trazer uma série de consequências como advertência, suspensão parcial ou total das atividades, multas altíssimas (o descumprimento de certas normas da LGPD, por exemplo, pode chegar a R$50 milhões) e até mesmo a rescisão do vínculo com o poder público.
Com a implementação da Gestão Eletrônica de Documentos é possível que qualquer cidadão tenha acesso à informação de forma rápida e eficaz, resultando em um melhor atendimento das instituições à população. A implementação adequada do processo, seguindo todos os requisitos de tratamento documental, contribui para: i) preservação, a partir de critérios técnicos, operacionais, informativos e legais; ii) disponibilização das informações a respeito dos procedimentos de produção, arquivamento e guarda de documentos, otimizando sua recuperação; iii) reconhecimento, integridade e proteção dos dados vitais e sigilosos; iv) agrega as tecnologias de gestão de fluxos de trabalho, processos, indexação dentre outros procedimentos e; v) impõe o uso dos instrumentos de classificação e temporalidade.
Na Administração Pública, a GED traz mais eficiência ao serviço prestado porque também evita a perda de tempo e produtividade gerados pela gestão manual e ineficiente de documentos. A automação dos processos permite que os órgãos de controle agreguem mais valor nos ativos tangíveis e otimizem o tempo de resposta das demandas requeridas pelos munícipes - pela LAI, depois de solicitada a informação, a resposta deve chegar ao requerente em até 20 dias, no máximo, prorrogáveis em até mais 10.
A implementação de uma GED eficaz, deve contemplar instrumentos arquivísticos que visam a avaliação eletrônica dos documentos, que é composta pela criação de uma Comissão de Avaliação de Documentos, formada por servidores públicos e pela elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). A comissão, utilizando-se da TTD, definirá os valores dos documentos, viabilizará a otimização do espaço físico do acervo, a recuperação de documentos e definirá os prazos de guarda dos documentos da instituição. Após conclusão da elaboração dos instrumentos arquivísticos, estes deverão ser publicados no Diário Oficial para divulgação, por meio de ato legal, que lhe conferirá legitimidade e permissão de uso.
Dentre os municípios do Estado de São Paulo, os clientes da OM30, são exemplos de cidades que implementaram um sistema GED, que armazena documentos em papel no formato digital e organiza e preserva os documentos físicos. Desta forma, o município tem todo o seu arquivo padronizado e digitalizado, e a população tem à sua disposição, a qualquer momento, qualquer documento que esteja sob a guarda da prefeitura. No total, esses municípios somam 50 milhões de páginas digitalizadas e 10 milhões de documentos consolidados.
O gestor público precisa ter ciência de que as informações que estão nos arquivos municipais são de propriedade pública, ou seja, que o dever de toda prefeitura é ter estes documentos organizados e conservados, e, mediante um processo ágil e assertivo, disponibilizar o acesso às informações, promovendo a transparência dos atos administrativos e atendendo também ao que normatiza a legislação.
