Jorge Santana (*)

Ao longo da última década tem crescido no Brasil um movimento em direção à digitalização de serviços públicos, mais especificamente o que se convencionou chamar de processo eletrônico, por meio de iniciativas do Governo Federal e de administrações estaduais e municipais.

O ponto de partida foi o Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o objetivo de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, coordenado pelo então Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (atualmente, Ministério da Economia).

No âmbito do PEN foi disseminado o uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, com interface amigável e simplicidade de uso. Sua principal característica é a possibilidade de eliminação do papel como suporte físico para documentos institucionais, além de permitir a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos.

Todos esses aspectos positivos fazem do SEI uma escolha acertada para um estágio inicial que antecede a verdadeira automação de processos, em organizações ainda sem maturidade para ter seus processos de negócio definidos e, consequentemente, mapeáveis e automatizáveis. Isso porque o SEI trabalha com trâmite aberto ou ad hoc, não sendo possível configurar o fluxo do processo (o SEI não se posiciona como uma ferramenta da classe Workflow), aspecto indispensável para permitir o efetivo gerenciamento de processos.

Vencida essa etapa inicial em que a flexibilidade do SEI foi útil, é chegada a hora de dar o passo seguinte em direção ao gerenciamento de processos de negócio ou BPM (Business Process Managament), uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio para alcançar resultados alinhados com as metas estratégicas da organização.

A primeira geração de ferramentas para controlar atividades de processos, que antecedeu a disciplina BPM, eram os Workflows, que visavam controlar fluxos de aprovações e ações de outros sistemas, como os ERP. Com a evolução da tecnologia e o crescente foco na otimização de processos dentro das organizações, surgiu a segunda geração de ferramentas, batizadas de BPMS (Business Process Management System).

Os BPMS agregam diversas funcionalidades que possibilitam modelar, controlar e monitorar a execução dos processos de negócio, de forma transversal e integrada aos sistemas legados, observando um ciclo de melhoria contínua.

Em termos práticos, o BPMS é o maestro dos processos da organização, que atua notificando os usuários sobre quando e como realizar cada atividade, evitando os comuns erros de encaminhamento e o engavetamento de processos, promovendo efetivo controle do trâmite e facilitando o acompanhamento do fluxo de trabalho. 

Por outro lado, a padronização do fluxo processual garante a execução de maneira contínua e sem erros, além de reduzir a dependência das pessoas que antes agiam como os donos dos processos.

De todos os benefícios auferidos pela adoção da abordagem BPM e pela automação dos processos de negócio em organizações públicas - tais como redução de custos, racionalização da gestão e aumento da transparência - o maior de todos é a satisfação do cidadão, razão de ser dos governos, cuja eficiência tem sido cada vez mais cobrada pela sociedade.

A larga abrangência mencionada não significa que adotar BPM tenha que ser algo complexo, custoso e demorado. O mercado oferece uma grande diversidade de plataformas BPMS, algumas simples e versáteis, parte delas já adotando o modelo SaaS (Software as a Service), além de satisfatória oferta de empresas e profissionais especializados em modelagem e automação de processos com o enfoque BPM. 

Como em todo processo de contratação cabe, naturalmente, adotar critérios que garantam a aquisição do BPMS e dos serviços associados compatíveis com a demanda e a maturidade da organização, evitando aquisições desnecessariamente complexas e onerosas. 

(*) CEO da INFOX Tecnologia da Informação Ltda