A Fresenius Medical Care, empresa de tratamento de diálise com mais de 100 anos de atuação, acaba de modernizar o processo de recebimento de NF-e junto com as demais empresas do grupo. Com a solução, criada pela Veratis – empresa especializada em Soluções e Serviços de Tecnologia da Informação – a área fiscal do grupo está totalmente de acordo com a última resolução do governo.
A Secretaria da Fazenda estipulou que todas as empresas que emitem documentos eletrônicos fizessem seu armazenamento também em meio eletrônico. Em outras palavras, a empresa não pode mais guardar apenas a nota fiscal, precisa ter salvo em seu servidor o XML da Nota Fiscal Eletrônica, pois é este que tem validade legal.“A implementação da nova solução representava um grande desafio, pois o Grupo Fresenius no Brasil é composto por três empresas com um alto volume de notas fiscais por mês. O processo não poderia causar nenhum impacto negativo em nenhuma parte da operação dessas empresas”, explica o Coordenador Fiscal da Fresenius Medical Care, Thiago de Oliveira.

Antes da implementação da solução, a Fresenius checava o recebimento do XML através do e-mail e depois fazia o lançamento direto no SAP, sem um vínculo definido entre o XML e a nota fiscal. Além disso o armazenamento dos arquivos não possibilitava a busca dos arquivos por data ou fornecedor, por exemplo, o que poderia gerar um grande trabalho no momento de uma fiscalização. A nova resolução representava uma grande mudança, pois o processo teria que passar por mais duas etapas antes do registro final: entrar na caixa de e-mail e procurar o XML e, em seguida, entrar no site da Secretaria da Fazenda e consultar se a nota estava válida.

A solução da Veratis implementada utiliza um módulo de entrada automática através do sistema de mensageria e um monitor de recebimento de documentos fiscais dentro do próprio SAP. É feito um pré-lançamento da nota já na portaria e depois o recebimento é confirmado pelo almoxarifado. A entrada da nota fiscal agora passa por três etapas: central de recebimento, almoxarifado e setor fiscal.

“O principal benefício é que eu tenho a verificação do documento fiscal antes mesmo do caminhão entrar com a carga. Eu não trago problemas para dentro da empresa”, afirma o Coordenador Fiscal.  “A qualidade aumentou, pois agora temos certeza de que tudo que entrou na empresa está correto.”, finaliza Thiago.

O diretor de Negócios da Unidade SAP ECC da Veratis, Fernando Lino, destaca a importância destas mudanças: “O Grupo Fresenius foi pioneiro em adotar a nova versão da solução desenvolvida pela Veratis. Agora toda a área fiscal está em conformidade com as novas exigências legais. A nova versão da solução da Veratis proporciona a manifestação do destinatário, confirmação do recebimento de dentro do ERP SAP e a comunicação on-line com o SAP para consulta do documento na SEFAZ.”