A OKI, uma das principais marcas de soluções de impressão do mundo, com mais de 30 anos de experiência no mercado e presente em mais de 120 países, é a nova parceira do Hospital Sepaco para a troca do parque de impressões da unidade. A parceria, que começou em janeiro de 2014, envolveu, principalmente, a modernização das máquinas e a substituição de impressoras por multifuncionais, com predisposição para um processo de Gestão Eletrônica Documental (GED).
David Oliveira, gerente de Tecnologia da Informação (TI) do Hospital Sepaco, com mais de 10 anos de mercado, assumiu o cargo na empresa em 2012, quando criou um comitê para o desenvolvimento de um Plano Diretor de TI, que envolvia, entre outras ações, a renovação do parque de impressões. O objetivo seria trocar os equipamentos, otimizar o uso das máquinas e reduzir os custos com impressão, por meio do uso eficiente do papel. O desafio, no entanto, seria fazer tudo isso sem aumentar os investimentos.
Para o executivo, a escolha da nova parceira foi muito simples. “A OKI é uma das únicas empresas de outsourcing de soluções de impressão que conhece a área da saúde, sabe das dificuldades, aceita dividir os riscos e, principalmente, é capaz de nos atender diretamente, ou seja, é uma fabricante e integradora de soluções”, afirma. “O fato de conseguirmos um parceiro que atendesse às nossas necessidades, sem um investimento extra, também fez toda a diferença”, completa.
A substituição de impressoras por multifuncionais foi o ponto alto da restruturação. Além da conveniência de contar com diferentes serviços em um único equipamento, como impressão, cópia, digitalização e fax, com as multifuncionais, o Hospital Sepaco ganhou em economia de espaço, energia e custos. Segundo Oliveira, os novos equipamentos permitem, também, um monitoramento das impressões, o que reduz perdas e busca eliminar desperdícios. “Para os funcionários, o processo de mudança foi tranquilo e as melhorias, principalmente por conta das facilidades das multifuncionais e da eficiência dos novos equipamentos, têm sido muito bem aceitas”, afirma o executivo. “Além disso, o fato de termos um profissional da OKI dentro da unidade, monitorando e resolvendo eventuais problemas do parque de impressões, também é ótimo”, aponta Oliveira, referindo-se à figura do runner, também uma novidade desta parceria.
A dra. Luci Meire Pivelli Usberco, superintendente operacional hospitalar, também vê a parceria com bons olhos. “Além da redução de custos que será gerada com a nova estrutura, a mudança possibilita uma melhor qualidade de impressão, além da facilidade de ter um profissional da empresa aqui, como já apontado pelo David, para sanar, com rapidez, os pontos de dificuldade dos usuários”.
Apesar de recentes, as mudanças já começam a dar resultados com a melhoria na qualidade dos serviços. “Com relação aos custos, a previsão é diminuir em 10% os gastos com impressão nos primeiros seis meses de mudança, o que significa uma redução de 70 a 100 mil páginas impressas por mês”, afirma Oliveira.
Além dos ganhos no curto prazo, a modernização visa também importantes mudanças no futuro, com a implantação da Gestão Eletrônica Documental (GED). “A GED permite preservar e organizar eletronicamente a documentação de uma empresa, para assegurar a informação necessária, na hora exata e para a pessoa certa”, afirma Ricardo Coiro, diretor adjunto de vendas da OKI. “Com o processo eletrônico haverá melhoria da comunicação entre as áreas, sem perda de informações”, analisa Oliveira.
“Os novos equipamentos já têm predisposição para a instalação dos sistemas de GED, o que torna o Hospital Sepaco, atualmente, tecnologicamente equalizado às grandes instituições de saúde do País”, finaliza o executivo.
