A Divicom, administradora de benefícios, implementou o software especialista da TOTVS para o setor, o Gestão de Planos de Saúde (PLS), há mais de dez anos. Os resultados obtidos com a solução foram decisivos para a adoção da ferramenta de Business Analytics (BA) da companhia, o GoodData, com o objetivo de aprimorar ainda mais o controle da operação por meio de indicadores de negócio.
A Divicom já havia migrado seu ERP para o data center da TOTVS e, ao buscar uma solução de Business Analytics, procurou por uma ferramenta que também fosse hospedada na nuvem. O relacionamento de longa data com a companhia e a mobilidade oferecida pelo GoodData foram importantes na tomada de decisão. “Como o nosso software de gestão já estava na nuvem, não fazia sentido adotarmos uma solução de BA instalada na empresa. Precisávamos de uma tecnologia que nos ajudasse a visualizar os indicadores da organização de forma rápida, precisa e de qualquer lugar para que pudéssemos aprimorar nossa gestão. Adotar uma nova ferramenta hospedada na mesma nuvem simplificou a gestão dos fornecedores e o suporte”, explica Rafael Quadrotti, gerente de TI da Divicom.
Até então, para avaliar o desempenho de determinada característica do negócio, era necessário acessar o software de gestão e exportar as informações para o Excel, gastando-se até um dia nesse processo. Hoje, os dados estão online e, para acessá-los, os colaboradores precisam apenas fazer o login no sistema. Além disso, com o GoodData, é possível aferir o andamento das atividades praticamente em tempo real, pois as informações são atualizadas de hora em hora. Essa velocidade conferiu dinamismo aos relatórios da empresa.
Atualmente, o GoodData possibilita visões comerciais, como carteira de clientes, cancelamentos, metas e ranking de vendas. Para uma administradora, conhecer sua base de clientes é essencial, pois essa informação impacta diretamente nos resultados operacionais que devem ser controlados nos detalhes. Além disso, a ferramenta de BA mostra também a posição de cada operadora em relação ao volume de vendas, idade, clientes ativos e não ativos, oferecendo à administradora uma visão precisa do andamento dos planos, facilitando um acompanhamento das metas e a prestação de contas aos seus clientes e parceiros.
Os indicadores disponibilizados no painel de gestão do BA são compostos por informações extraídas do ERP da TOTVS e do PLS. Possibilitar a visualização dos dados da empresa de forma simples e rápida conferiu credibilidade à ferramenta por parte da diretoria, que além de adotá-la em reuniões, incentivou o uso da solução também pela força de vendas.
Dessa forma, o BA passou a compilar um panorama do volume e perfil de vendas de cada um dos mais de cinco mil corretores distribuídos pelo Brasil, permitindo que os gerentes de canais da Divicom acompanhem, à distância, a saúde de cada corretor com base nas vendas atuais e futuras e compare-as ao histórico. Além disso, ao possibilitar um benchmarking entre os corretores de cada região a solução também apoia a empresa a atingir suas metas.
Até o momento, o BA é responsável por monitorar 20% dos indicadores da Divicom. Isso porque, os dados da área financeira ainda não são mensurados pela tecnologia, integração que será realizada ao longo de 2015. Neste período, a empresa visa um crescimento de 60% de sua carteira de clientes.
“Como a rentabilidade do segmento de planos de saúde é baixa, o uso de ferramentas precisas como o GoodData para identificar o comportamento da carteira de clientes, é fundamental. Ao adotá-la na área financeira, conseguiremos acompanhar o desempenho de dois indicadores-chave para a companhia: rentabilidade da carteira e inadimplência, visando sempre, aumentá-las e minimizá-las, respectivamente. Temos que conhecer cada vez mais os nossos clientes para oferecer à eles a melhor experiência. O GoodData nos proporcionará isso”, afirma Quadrotti.
Por ser uma administradora de planos de saúde, a Divicom precisa cumprir prazos e metas estabelecidos pelas operadoras de planos de saúde. Em 2004, encontrou no módulo PLS o suporte necessário para garantir o envio das informações a mais de 35 operadoras dentro do prazo estipulado por cada uma delas, que resulta em um atendimento de qualidade aos beneficiários.
“Antes, usávamos mais de cinco sistemas, internos e de mercado, para atender às nossas demandas. Como os softwares não eram integrados havia retrabalho constantemente. Com a implementação do PLS conseguimos unificar toda a nossa estrutura sistêmica e hoje contamos com uma única ferramenta de gestão”, comenta Quadrotti.
A centralização das informações em um único ERP trouxe inúmeros benefícios para a empresa, inclusive para a área de Call Center, que precisava acessar três sistemas para consultar uma mensalidade, emitir o boleto e encaminhá-lo ao cliente. Com a solução da TOTVS, esse processo passou a ser realizado totalmente online. Hoje, além de emitir o boleto online, o cliente pode receber os dados de cobrança diretamente no seu celular, via SMS.
Ao longo dos anos, a solução ganhou adaptações para atender a necessidades específicas da Divicom, como os módulos de Gestão de Venda de Planos e Gestão de Comissões. “Esta iniciativa propiciou o baixo custo de manutenções e o que chamamos de Unicidade Tecnológica, integrando toda a empresa em uma só solução, o que nos trouxe um enorme ganho operacional. Além disso, a tecnologia da TOTVS possibilitou melhorias nos processos sem aumentar o número de funcionários e, ao mesmo tempo, permitiu agilizar o atendimento e oferecer um suporte com mais qualidade aos nossos clientes”, informa Quadrotti.
Segundo Marcelo Souccar, diretor do segmento de Saúde da TOTVS, a companhia trabalha para ser cada vez mais essencial para os seus clientes, oferecendo um portfólio de soluções especialistas integradas a um amplo leque de ferramentas de gestão, como o Business Analytics, da GoodData. “O uso associado dessas tecnologias confere um controle ainda mais assertivo às companhias e contribui para uma gestão mais qualificada”, finaliza o executivo.
