Olhe para sua empresa e tente elencar quais departamentos precisam de gestão nas informações, sejam elas em papel ou digital. Certamente o Recursos Humanos estará entre os top 3. Essa área nasceu já lidando com formulários, documentos e foi pioneira a usar tecnologia e promover o downsizing. Atualmente, ela é uma grande consumidora de soluções de gestão de conteúdo e há três motivos principais para isso.
1- Segurança e Privacidade
Os dados de funcionários, pagamentos, promoções, contratações, etc são parte do que chamamos de "informação estratégica". Em várias situações, o RH precisa tirar cópias ou enviar esses conteúdos para outros departamentos, tribunais ou parceiros. O cuidado com quem pode ver isso, quem tem autorização para copiar, editar ou reenviar precisa ser também estratégico. Os mais modernos softwares de gestão de documento facilitam esses procedimentos, dando garantias de que a informação não será estraviada, corrompida ou cairá em mãos erradas.
- A importância da gestão de documentos e informações será um dos destaques no ECMSHOW 2015, que, em sua sexta edição, traz um formato novo, com 3 eventos presenciais (em 01 e 02 de setembro) e mais 10 congressos virtuais durante todo o ano. Acesse o site do ECMSHOW para ver mais sobre o evento presencial e a agenda dos eventos virtuais. -
2- Conformidade Legal
Os registros devem seguir leis e regras de negócio. Guardar por dois, cinco ou vinte anos é uma questão de evitar pendências jurídicas. A dificuldade é que as informações que o RH lida são muitas. Um funcionário gera dados a serem arquivados bem antes de ser contratado. E isso dura anos após sair da empresa. O volume disso seria um caos se não houvesse um mínimo de tecnologia envolvida para a gestão desse conteúdo.
3- Garantir o Crescimento com Lucro
Quanto mais uma empresa cresce, mais ela contrata e a gestão de toda essa informação complica muito com o decorrer do tempo. O RH é quem garante que os custos não ultrapassem a receita e inviabilizem o avanço do negócio. É esse departamento que melhor pode decidir também quando fazer uma terceirização dos arquivos para ganhar espaço físico ou até mesmo descartar informações.
O RH é o verdadeiro termômetro de como uma empresa cuida de suas informações. Se queremos saber se uma companhia sofre estresse demasiado com a gestão da informação é lá que devemos olhar.
