Por Marcelo Carreira, vice-presidente Go-To-Market América Latina da Access
As organizações estão entrando na era digital mais rápido do que nunca, no entanto, ainda existem muitos processos e funções que ainda precisam ser atualizados. Os registros em papel, por exemplo, ainda estão difundidos em várias empresas - o problema é que isso pode estar dificultando o caminho para uma transformação digital. A solução para isso é que as empresas vejam o valor e os benefícios da digitalização de documentos, a base para iniciar sua jornada de transformação digital.
Conheça sete benefícios atraentes da digitalização de documentos e como ela pode agregar valor a toda a sua organização e processos:
Espaço de escritório maximizado
Em vez de dedicar um valioso espaço de escritório ao armazenamento de registros, você pode realocá-lo para uma área mais lucrativa do seu negócio. E não importa o tipo – arquivos fiscais, registros de pacientes ou faturas – a digitalização consolida e armazena informações em um banco de dados seguro na nuvem, em vez de em armários de arquivos superlotados.
Conformidade Aprimorada
Seja no setor de saúde, jurídico ou financeiro, você deseja garantir que sua empresa cumpra os requisitos legais e regulamentares. Documentos em papel não são apenas difíceis de organizar, mas também são fáceis de perder. A digitalização de documentos oferece acesso seguro aos seus documentos mais confidenciais quando você precisar.
Maior eficiência
Um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem permite que os funcionários concentrem seu tempo nos negócios em questão, em vez de pesquisas intermináveis de documentos. O compartilhamento de documentos eletrônicos com vários membros da equipe em várias localizações geográficas agiliza os processos de negócios de maneira prática e colaborativa.
Segurança aprimorada
Seus documentos em papel podem ser suscetíveis à deterioração ou danos causados por condições climáticas desfavoráveis ou desastres inesperados. Felizmente, a digitalização de documentos oferece opções aprimoradas de recuperação para minimizar o impacto e fazer com que seus negócios voltem a funcionar rapidamente. Os documentos digitais são copiados com segurança para evitar que suas informações sejam perdidas permanentemente ou acessadas por terceiros não autorizados.
Atendimento ao cliente aprimorado
No mundo de hoje, há uma demanda por respostas rápidas. A digitalização fornece aos funcionários acesso rápido às informações, permitindo que eles respondam às solicitações dos clientes mais rapidamente. Como resultado, sua empresa fornecerá níveis de serviço aprimorados, beneficiando-se com o aumento da satisfação do cliente.
Local de trabalho ecologicamente correto
A conversão para um local de trabalho digital contribui para um sistema de gestão ambiental. Imagine como a simples alteração de seus procedimentos de gerenciamento de documentos poderia reduzir o desmatamento, a poluição e o uso de combustível fóssil. A digitalização de documentos reduz a quantidade de papel que circula em todo o local de trabalho, ao mesmo tempo em que promove um ambiente mais ecológico.
Solução econômica
Embora a digitalização de documentos possa ser considerada um investimento inicial caro, ela pode economizar dinheiro a longo prazo. Se você imaginar o tempo e os recursos gastos em papel e registros armazenados em sua organização, poderá economizar ao se tornar digital. E o melhor de tudo, você pode digitalizar os documentos aos quais precisa de acesso imediato e armazenar o restante em um local de armazenamento de registros externo.
Benefícios da terceirização da digitalização de documentos
As empresas precisam ser produtivas para expandir seus negócios. Os serviços de digitalização fornecem especialistas em imagens profissionais, scanners de alta velocidade e software de imagem de última geração para transformar seu papel em formatos digitais pesquisáveis. Quando precisar de um arquivo, você pode recuperá-lo de um repositório baseado em nuvem e compartilhá-lo facilmente com a equipe.
Terceirizar seu projeto de transformação digital para um parceiro de gerenciamento de documentos qualificado não apenas ajuda a economizar tempo e dinheiro, mas também permite que seus funcionários se concentrem no negócio em questão.
