Supply Chain: gestão de contratos eficiente é essencial para evitar perdas e atrasos

Supply Chain: gestão de contratos eficiente é essencial para evitar perdas e atrasos

O uso de software para a gestão digital de contratos é uma alternativa eficaz e cada vez mais procurada, pois permite automatizar e otimizar a criação, assinatura e organização de contratos em diferentes etapas da cadeia de suprimentos

A conjuntura mundial e nacional tem trazido muitos desafios para as empresas se manterem competitivas, em um cenário de alta de diversas matérias-primas, com muitos setores sendo impactados em suas cadeias produtivas por eventos como a pandemia de Covid-19 e a guerra na Ucrânia. Mais do que nunca, um supply chain eficiente pode ser vital para que a empresa se mantenha no mercado, e uma maneira de ganhar eficiência na administração da cadeia de suprimentos é com a otimização da gestão de contratos.

Os contratos estão presentes em toda a cadeia de suprimentos: desde a compra de insumos, passando pelo armazenamento e transporte, gerenciamento interno e a venda e distribuição. Uma falha em um desses contratos, como um vencimento não verificado ou o não cumprimento de um acordo, pode trazer perdas para as empresas, ou até desabastecimento e falta de produtos na ponta

O uso de tecnologia pode aportar em ganhos com eficiência e agilidade no processo de abastecimento. A implementação de um software CLM (Contract Lifecycle Management) em nuvem permite automatizar a gestão de contratos, para administrar os acordos de negócios de maneira centralizada e digital, minimizando riscos e perdas durante todo o ciclo de vida dos contratos, desde a sua criação, passando pela assinatura e execução, até a renovação ou rescisão. Segundo a World Commerce & Contracting (WorldCC), administrar contratos manualmente pode resultar em perdas anuais de até 9,15% para as empresas, devido à gestão contratual ineficiente

De acordo com José Manuel Jiménez, CEO e fundador da Webdox CLM, startup líder na América Latina em software de gestão de contratos, automatizar o processo contratual pode trazer importantes vantagens competitivas para as organizações. Afinal, os contratos são o coração dos negócios e ferramenta essencial para todos os departamentos, incluindo o jurídico, comercial, de compras, recursos humanos, e outros

"As organizações que querem se manter competitivas devem priorizar a transformação digital em todos os setores, inclusive o de gestão de contratos e acordos. Esse segmento tem crescido exponencialmente. Um levantamento do IMARC Group aponta que o mercado global de software de gestão de contratos, que era de US$ 1,7 bilhão em 2021, deve dobrar de faturamento até 2027, chegando a US$ 3,3 bilhões", aponta

A automatização e gestão digital dos contratos traz transparência e rapidez a todo o processo, uma vez que os colaboradores e áreas envolvidas podem ver o status de cada contrato e, inclusive, criar alertas automatizados para acompanhar datas de vencimento, renovações, pagamentos e outros marcos importantes. Com esse acompanhamento simples e acessível, é possível ter maior controle de obrigações e identificar os não cumprimentos, e, assim, tomar as providências necessárias com mais rapidez, evitando atrasos

"Soluções CLM permitem que as companhias tenham maior agilidade, qualidade, cumprimento e controle contratual com recursos como workflows que aceleram a comunicação entre áreas, assinatura eletrônica, modelos de contratos padronizados e armazenamento digital centralizado. Além de integrações com outras plataformas, rastreabilidade e visibilidade para análise de insights referentes a rendimentos, desempenho, tempos de resposta, entre outros", explica Jiménez.

Como  funciona

Cintia Oliveira, gerente de vendas da Webdox CLM no Brasil, indica que uma grande necessidade dentro das empresas no mercado brasileiro é poder controlar todo o ciclo de vida dos contratos em uma única plataforma. Ainda que a assinatura eletrônica seja bastante usada atualmente, o grande desafio é integrar o processo de assinatura dentro da gestão digital do ciclo de vida do contrato.

Com isso, Cintia detalha que o software Webdox CLM faz a gestão de todas as etapas do processo contratual, desde a solicitação, geração e negociação da minuta, automatização dos fluxos de aprovação, assinatura eletrônica, controle de vigências, repositório digital centralizado e gestão consolidada através de relatórios automatizados. "Entre os recursos que a plataforma disponibiliza está a integração nativa da assinatura eletrônica simples, e também a possibilidade de integrar assinatura eletrônica avançada, algo inovador no mercado brasileiro. Com isso, a Webdox CLM oferece uma solução flexível e com foco na experiência do usuário", completa.

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