Com serviços nas áreas de agenciamento de cargas e logística, a Servimex é uma empresa que precisa lidar com um enorme volume de documentos:  são gerados 37 mil processos  por ano de 130 clientes. Por isso, a companhia optou pela automatização dos processos com a utilização da solução SML e-content, que tem a meta de reduzir o número de cópias em papel geradas pela companhia, que hoje chega a média de 6 milhões anualmente.

A solução da SML conta com módulos de digitalização, indexação e pesquisa de documentos para tornar mais rápido e eficiente os processos de importação e exportação, acelerando o acesso aos documentos via sistema.

A ferramenta de gerenciamento de conteúdo se integrou ao sistema legado de gestão de importação e exportação, passando a controlar toda a documentação de maneira eletrônica.

Todo processo, ao ser iniciado, recebe uma numeração, que é utilizada tanto no processo físico quanto no digitalizado, facilitando a organização.  Esse, segundo Fernando Monteiro, diretor de operações da Servimex, foi o “pulo do gato, ao integrar o SML e-content ao nosso sistema de gestão interno, mantendo a numeração dos processos. Com isso, agilizamos ainda mais a localização das informações e a disponibilização dos documentos para o cliente, que pode recebe-los e acessá-los via internet, em ambiente restrito e seguro”.

A solução da SML está em funcionamento pleno desde janeiro de 2013 e é utilizada por 300 colaboradores da Servimex, o que corresponde a cerca de 80% do quadro da empresa.

“O projeto foi implantado em seis meses, incluindo a integração com nosso sistema operacional. A nossa área de TI preparou treinamentos para as áreas. Os resultados são sentidos aos poucos, em consonância à mudança de cultura, que acontece, principalmente, via resultados explícitos”, declara Monteiro.

Como funciona

A solução desenvolvida pela SML ­­transforma os documentos de papel em imagem, disponibilizando-os via sistema, dispensando a utilização de pastas físicas no dia a dia da empresa. Isso possibilita, a redução do número de cópias e impressões de documentos em papel, além da agilidade adquirida em todo o processo.

A implementação do SML e-content tornou o fluxo dos documentos constante e comum a todas as operações. Desse modo, após receber os documentos, um grupo de operadores será responsável por realizar a preparação e a digitalização dos arquivos através do módulo de digitalização web, que aproveita a velocidade nominal do scanner e propicia imagens com qualidade pela aplicação, via software e durante a digitalização, de diversos filtros de tratamento de imagem pré-configurados.

O passo seguinte envolve a movimentação desses documentos digitalizados para uma fila de classificação. Nessa etapa, o operador, tomando como base a análise da imagem, preenche os índices manualmente. No entanto, em breve será possível utilizar fontes de dados nos campos de indexação, que serão responsáveis por buscar informações em forma de lista em bases legadas.