A Fototica modernizou suas operações com a aquisição de uma ferramenta de gestão de dados e BI (Business Intelligence) para otimizar tempo e agregar qualidade às informações.  A companhia firmou uma parceria com a Triscal, que ajudará a gerir informações da rede de 110 lojas da empresa em todo o Brasil.

Além do gerenciamento de tráfego de dados diárias, havia uma grande necessidade de devolver dados atualizados aos funcionários. Desde os vendedores até responsáveis por departamentos da companhia precisavam de informações atualizadas e confiáveis para o desenvolvimento de suas atividades.

Para solucionar os problemas existentes na operação da Fototica, a segunda etapa do projeto envolveu o desenvolvimento e a implementação de um sistema de BI.

Desenvolvido pela Triscal, o ambiente inclui os mais diversos processos da companhia, como metas, faturamento, encomendas, estoque, balancete, tráfego e margem bruta, além da remuneração variável dos vendedores. "Nosso maior desafio foi democratizar as informações e levar o conteúdo necessário para todos os níveis da companhia", afirma Ralph Maduro, da Triscal.

Além de conseguir disseminar a informação de forma eficiente, a ferramenta gerou independência à coleta dos dados "Nós tínhamos um grande problema de desencontro de dados que vinham de diferentes departamentos. Cada um trabalhava com um número", afirma Rodrigo Baldini, gerente de TI da Fototica.

"Gerenciar as informações de todas as lojas, integrar com o sistema na nossa central e ainda gerar relatórios nos padrões da holding era um processo muito complicado em nosso dia a dia", diz Baldini.

A empresa também enfrentava problemas com a dependência dos técnicos de TI para a geração de relatórios. Processos que precisavam de agilidade ficavam parados à espera de informações estratégicas que só eram obtidas depois de dois ou três dias.

"Hoje, os colaboradores da Fototica não precisam mais de um técnico para gerar cada relatório, pois as informações estão disponíveis de maneira simples e ágil ao envolvidos", declara Maduro.

Por meio do ambiente de BI, os principais indicadores de operação das lojas são enviados automaticamente para os gerentes das unidades, os gerentes regionais e o diretor de operações.

A construção do sistema foi um projeto que levou cerca de dois anos, desde o levantamento e a análise até a implantação da solução. Agora, a Triscal e a Fototica desenham novas funcionalidades para a ferramenta como, por exemplo, um sistema de análise de performance do processo de montagem dos óculos.