Mesmo com inúmeras tecnologias disponíveis no mercado para automatizar processos tradicionais, muitas empresas ainda se veem diante de dúvidas acerca da verdadeira efetividade de migrar para o digital. Isso devido a fatores como receio pela readaptação, tradicionalismo e incertezas quanto aos gastos que terão com plataformas digitais e softwares. No entanto, poucos sabem que a escolha pela tecnologia pode gerar redução de custos e não aumentá-los, como se pensa.

"Em primeiro lugar, é necessário entender que a tecnologia não é uma substituta do trabalho humano. Pelo contrário, a automatização minimiza falhas e ajuda a estender a capacidade produtiva humana, uma vez que elimina tarefas repetitivas e manuais que resultam em desperdício de tempo e dinheiro. Assim, o grande objetivo é disponibilizar mais tempo para tarefas estratégicas, o que proporciona uma expressiva redução de custos", explica Henrique Flôres, cofundador da Contraktor, plataforma de gestão de contratos e assinatura digital.

Para auxiliar as empresas na adesão à tecnologia e migração para o digital, a plataforma listou 5 dicas importantes que podem ser aplicadas de forma simples:

Automação: aplique em tudo o que você puder - A inserção de novas tecnologias em empresas tem aumentado e resultado em economia de tempo e de custos. Quanto menos processos manuais as elas têm, mais economizam. Por exemplo, muitas horas e muito dinheiro são gastos na gestão de contratos em papel nas organizações. Isso é um ponto importante que precisa ser analisado e substituído nas companhias por uma opção tecnológica. Utilizando os meios digitais, é possível reduzir também os custos com materiais físicos para propagandas, impressões de documentos, formulários, entre outros.

Reduza o tempo - O uso de tecnologias auxiliam na priorização de tarefas, fazendo com que os funcionários foquem e utilizem seu tempo em atividades que trarão resultados e impactarão na receita da empresa. Por isso, o ideal é substituir a maior parte dos processos físicos por meios digitais. Assim, pilares como gestão de documentos, comunicação e finanças tornam-se mais rápidos e eficazes.

Digitalize o RH - Nessa dica, podemos destacar inúmeras vertentes do RH para digitalização. Desde plataformas para seleção de talentos até o treinamento e gestão de pessoas. As tecnologias para o departamento pessoal fornecem muito mais objetividade nos processos, trazendo mais estratégia na hora de selecionar novos colaboradores. Tudo isso garante uma expressiva melhoria na qualidade dos produtos e serviços disponibilizados.

Utilize ferramentas de monitoramento - As ferramentas de monitoramento são úteis para saber o quanto a gestão da empresa vem evoluindo. Com isso, a companhia tem um suporte tecnológico para poder compreender quais são os projetos mais lucrativos e onde pode enxugar mais custos. Também é possível apostar em plataformas de dashboard, que permitem uma visão geral de todos os dados da organização, o que auxilia na tomada de decisões assertivas. Além das plataformas de monitoramento, existem os sistemas específicos para cada operação, que oferecem a funcionalidade de monitoramento, como a da Contraktor, que permite monitorar todos os estágios de um documento, desde o momento de sua criação até o vencimento.

Invista em softwares de assinatura eletrônica - Toda empresa lida com documentos, pois precisa formalizar vendas, acordos, compra de insumos, entre outras coisas. Essa dica serve para qualquer porte de empresa, com qualquer volume de documentos. Isso porque é preciso encarar a quantidade de documentos como algo proporcional ao tamanho do negócio. Um empreendimento médio, por exemplo, não terá a mesma demanda de contratos que uma companhia de grande porte, mas, proporcionalmente aos lucros, ambas têm impactos semelhantes. O que importa nesse caso é escolher o software para gestão de documentos mais adequado para o volume da empresa.