Há cinco anos, o cenário do parque de impressoras jornal O Estado de S. Paulo, um dos maiores veículos de comunicação do país, não estava de acordo com suas necessidades. Equipamentos obsoletos, alto volume de impressões e pouco controle compunham um cotidiano complicado para todos.
Hoje, a economia já soma 50% em relação à gestão anterior; acrescido a isso houve também um saudável ganho de tempo para dedicar energia nas frentes corretas dos processos.
Inovações como o cartão de aproximação, fila única de impressão (chamada Follow Me), suporte em multiplataformas de hardware e software, diminuíram consideravelmente o volume de impressões indevidas.
Com os objetivos definidos, foi lançada no mercado uma RFP com todos os grandes provedores de impressão para decidir quem poderia atender a demanda.
A Simpress foi a empresa escolhida para superar o desafio de reduzir a quantidade de impressões e até mesmo os custos da companhia. No panorama havia dois pontos de atenção e cuidado: a impressão de boletos bancários e o descentralizado – Office Automation, frentes de alto impacto na rotina de impressões do Estadão.
A migração da demanda dos boletos bancários foi iniciada com um site de pesquisas proporcionando uma transição sem stress ou impactos. Já do Office Automation os detalhes só poderiam ser detectados e acertados durante o processo, no entanto a transição também foi tranquila e tudo ocorreu dentro do previsto.
“Somente com a dedicação do time da Simpress foi possível reverter as inconsistências da migração. Para todos os detalhes foram encontradas soluções e o aspecto final foi muito satisfatório”, afirma Adriano Custódio da Cruz, gerente de Tecnologia e Operações do Estadão e gestor do processo, que durou cerca de 60 dias entre levantamentos e migração completa.
O sistema é utilizado em quatro sites no país sendo um em São Paulo, dois no Rio de Janeiro e um em Brasília, sendo gerido por uma equipe de sete profissionais da Simpress. Dentre os principais benefícios agregados, o Estadão destaca a melhoria no parque de impressoras, suporte técnico, inovação tecnológica, qualidade de impressão e melhor controle do processo.
Por exemplo, atualmente, todos os usuários podem imprimir de qualquer local, caso a impressora de seu departamento esteja inativa, como também podem controlar o volume de impressões por meio do software de bilhetagem.
