Muito se tem falado e há muito tempo sobre gestão documental e vários termos e terminologias têm sido criados ou adaptados para descrever tecnologias e metodologias, visando dar um mínimo de ordem ao acervo documental. 
[private] Há cerca de 20 anos, aparece um termo cunhado a partir da tradução de EDMS – Eletronic Document Management System deu origem ao GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Começa então o uso de Tecnologia da Informação como ferramenta para o gerenciamento de documentos.
Durante muito tempo, adotar uma solução de GED era traduzido como iniciar um processo de digitalização de documentos, que, por sua vez, era considerado uma evolução do microfilme, que por sua vez foi uma das principais ferramentas na gestão documental, tendo sua importância refletida na criação em 1968 de uma lei específica sobre seu uso e complementada por decreto lei em 1996.
Digitalização de documentos teve início nos primórdios dos anos 90 de forma muito tímida em razão do estágio da computação e seus limites, como poder de processamento, memória disponível, custo do MByte em disco, velocidade de rede, entre outros.As soluções de GED disponíveis na época eram proprietárias e voltadas para digitalização de documentos e com módulos de pesquisa e acesso às imagens incluídas na solução. Terminologias como Document Imaging e Capture começavam a fazer parte do dia a dia dos profissionais envolvidos na implantação de GED. Fabricantes e distribuidores de scanners eram considerados os principais fornecedores, pois por uma percepção errada do mercado, todo o processo de digitalização tinha início na compra de scanners específicos de documentos.
A partir do fim dos anos 90, a importância no foco em scanner começa a dar espaço para a questão da gestão documental. O mercado começava a perceber que digitalizar todo o acervo documental sem antes haver um processo de avaliação e organização tinha como resultado o insucesso, não gerando os benefícios esperados.No início do novo milênio, o ambiente computacional já estava bastante evoluído, seguindo a lei de Moore, com o custo por megabyte caindo ano após ano e com o acesso facilitado à banda larga por parte de empresas de pequeno e médio porte, a internet começava a fazer sua parte ao se tornar a principal via de tráfego das informações.
Com toda a evolução nas ferramentas da Tecnologia da Informação, as tecnologias envolvidas em soluções de GED também evoluíram na medida em que também se tornaram mais volumosas e complexas as informações e conteúdos trafegados dentro das organizações, assim como pela web. Começa então a ser cunhado o termo ECM, agregando muito das tecnologias de GED e acrescentando outras valiosas ferramentas como WCM, BPM, Colaboração, IM, entre outras.
Tecnologia sempre foi e sempre será da mais alta importância e vital para termos um gerenciamento adequado de documentos e conteúdos, mas não podemos deixar de lembrar que tecnologia sempre será uma ferramenta.
Aliás, hoje em dia muitas empresas quando mapeiam processos, podem fazê-lo de forma simples, lançando mão apenas de editores de texto e planilhas. Gestão documental também pode ser possível com essas mesmas ferramentas, uma vez que o principal está na metodologia adequada e no envolvimento de profissionais especializados nestas questões. Ocorre que o dimensionamento e uso correto de Tecnologias da Informação adequada e aderente, potencializa os resultados e benefícios, principalmente no cenário atual de altíssimo volume de informações e na complexidade no uso dessas informações, como falei no artigo anterior.O cenário acima mostra a importância da evolução e aplicação adequada das Tecnologias sincronizada e sintonizada com as metodologias e com os profissionais da informação.
E mais importante e acima de tudo, em como ECM afeta diretamente a estratégia corporativa, qualquer que seja o porte ou segmento da organização, pois vai ao encontro da questão de melhoria dos processos de negócios bem como viabiliza a tomada de decisões, corretas, em razão do uso correto das informações e conteúdos corporativos. Além disso, não podemos nos esquecer de um profissional nem sempre lembrado, quando da implantação de ECM: o gerente de Projetos e de todas as melhores práticas que um profissional PMP pode enriquecer e viabilizar o sucesso do projeto.
E ainda nessa direção, vale um lembrete de extrema importância: a capacitação profissional de todos os envolvidos, desde usuários até fornecedores! [/private]
* Texto escrito por Wilton Tamane, administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos.
