Gestão documental e mapeamento de processos são ou não a mesma coisa? Fazer um ou outro produz resultados diferentes ou a ordem dos fatores não altera o resultado que se espera alcançar quando organizamos, melhoramos e gerenciamos processos de negócio? São questionamentos aos quais sou frequentemente submetido por profissionais das áreas de biblioteconomia, arquivologia e processos, com cada qual tentando dar mais importância para a dimensão na qual sua especialização está inserida. 
[private] Eu entendo que tanto gestão documental quanto mapeamento de processos visam um mesmo objetivo: o de melhorar a qualidade do processo e do produto, entre outras preocupações, analisando e controlando mídias, isto é: documentos, dentro do ciclo de operação de um processo de negócio, mas os resultados obtidos por um, gestão documental, e por outro, mapeamento de processos, são diferentes na extensão e na profundidade. Para fazer gestão documental é necessário analisar cada mídia (documento) sob os seguintes aspectos: fidedignidade, autenticidade, integridade, acessibilidade, visando criar as estruturas de índice, a ontologia, o thesaurus e a taxionomia, com as quais o documento será gerenciado a partir de implantada a gestão documental. Com essa implantação a organização terá suas mídias (documentos) gerenciadas de forma correta.
Em síntese, a gestão documental pode ter como escopo todos os documentos da organização ou somente os relacionados a determinados processos, escolhidos segundo os mais variados critérios. Entretanto, vale ressaltar que a implantação da gestão documental não permite que a organização seja gerenciada por processos, mas cria as bases para que o faça.
Para fazer o mapeamento de qualquer processo o analista levanta todos os elementos existentes nele e, fazendo isso, documenta cada mídia utilizada pelo processo. Ao se mapear processos cada mídia deve ser documentada quanto à fidedignidade, autenticidade, integridade, acessibilidade, visando criar as estruturas de índice, a ontologia, o thesaurus e a taxionomia, com as quais o documento será utilizado pelo processo de negócio. O mapeamento de qualquer processo leva à gestão documental, só que documentando cada processo apenas uma vez. Diferentemente da gestão documental, o mapeamento, a modelagem e implantação de processos de negócio possibilita que a organização seja gerenciada por processos.
Mas, então gestão documental e mapeamento de processos são a mesma coisa? Sim, são, mas gestão documental fará o trabalho documentando uma a uma as mídias (documentos) encontradas em cada processo e se o processo tratar ou utilizar dez mídias (documentos) diferentes o trabalho de contextualizar, analisar e entender cada uma das mídias dentro do processo será feito dez vezes. Isso significa que será necessário mapear e analisar o processo deste exemplo dez vezes, uma para cada mídia usada por ele.
Já o mapeamento documentará o processo uma única vez, pois a documentação será feita por atividade, abrangendo todos os elementos existentes em cada uma. Com isso o processo será documentado uma única vez. Às vezes será preciso fazer gestão documental e outras mapeamento de processo. Tudo depende de como seja necessário “vender” o projeto de melhoria de produtividade e qualidade nos processos de negócio de uma organização.
Os empresários, pequenos, médios, grandes, são majoritariamente míopes, não conseguem pensar de forma abstrata, salvo raríssimas exceções. Eles preferem comprar cadeiras, mesas, máquinas, computadores, do que comprar mapeamento e modelagem de processos. Mapeamento e modelagem de processos? O que é isso? Não, não. Prefiro comprar coisas concretas! Quer saber? Os empresários não estão de todo errados, pois muita picaretagem tem sido perpetrada sob o título genérico de mapeamento e modelagem de processos de negócio. Daí porque tanto gestão documental quanto mapeamento de processos são importantes, dependendo da ocasião e para quem estivermos vendendo o projeto. Daí porque a ordem dos fatores não altera os resultados!
Com a gestão documental os resultados aparecerão mais rapidamente permitindo que os empresários enxerguem os benefícios do trabalho em curto espaço de tempo. Embora tenhamos de reiniciar o trabalho de mapear cada processo tantas vezes quantas forem os documentos que tenham de ser documentados e analisados.Projetos de mapeamento e modelagem de processos têm ciclo de vida mais longo, os resultados demoram mais a aparecer e isso, para quem só pensa de forma concreta, pode ser motivo para decretar a morte prematura do projeto ou, o que na maioria das vezes ocorre, abortá-lo.
Por tudo acima é que tanto gestão documental quanto mapeamento de processos podem ser extremante úteis em diversas circunstâncias. Ambos nos permitem atingir os mesmos objetivos. Um, com resultados a curto prazo, a gestão documental; outro, com resultados a médio e longo prazo, o mapeamento de processo. Usar um ou outro vai depender do que e para quando o projeto quer atingir. [/private]
* Texto escrito por Tadeu Cruz, professor M.Sc., formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do Sage-Coppe-UFRJ e da Escola de Engenharia Universidade Mackenzie.
