Se, por um lado, não é fácil fazer back-up de arquivos em papel (tirar fotocópia de todas as páginas???), por outro, catástrofes têm nos mostrado que algo precisa ser feito. Em uma das fotos marcantes da tragédia de 11 de setembro, podemos observar claramente que, no momento do impacto da segunda aeronave na segunda torre, foi criada uma nuvem de papel do outro lado. A perda desses acervos documentais trouxe sérias dificuldades para diversas organizações, fazendo com que algumas delas não conseguissem mais operar. Este fato trouxe uma série de lições aprendidas para os especialistas da gestão documental e fez com que, na revisão quinquenal do programa de certificação da CompTIA – o CDIA+ - Certified Document Imaging Architect – feita em 2005, o tema contingência passasse a ter uma importância bem maior. 

[private] Outra catástrofe mais recente, e desta vez no Brasil (incêndio em um dos galpões de empresa de guarda externa de documentos), fez com que empresas brasileiras passassem a olhar de forma concreta a necessidade de preservação de seu acervo informacional, mesmo à luz de catástrofes. Definitivamente, elas não são frequentes. Segundo especialistas em guarda externa, o número de fatos semelhantes ocorridos no mundo nas últimas décadas cabe em uma mão. Porém, segundo Murphy, a chance de o pão cair com a manteiga voltada para baixo é diretamente proporcional ao preço do tapete. Ou seja, aquele contrato que agora vai dar problema provavelmente estava naquele galpão...

Nesses momentos de tensão, discussões sobre o que fazer tendem a resultar em radicalizações. Tirar a documentação da guarda externa – o risco de problemas de indexação futuros em consequência disto talvez sejam ainda mais nocivo, ou quem garante que o novo local não corre risco semelhante? Enquanto não removerem todos os objetos voadores – começando por aviões, helicópteros e até balões – temos riscos. Digitalizar tudo: alguém já parou para fazer a conta?

O melhor caminho ainda é entender o valor da informação. Quanto vai custar se perder este documento? Com este valor na mão, fica fácil a implementação de uma política de gestão documental. Se o documento é vital para a continuidade da organização, deverão ser empregados métodos que assegurem uma cópia com valor legal. Se o documento é crítico para a continuidade de um processo de negócio, talvez uma cópia (analógica e/ou digital) baste. Se o documento possui valor fiscal, analise a legislação pertinente e verifique alternativas. Caso o documento seja necessário para auditorias futuras, que outras formas existem para a preservação de seu conteúdo? E, por fim, se é um documento com valor operacional, pode até ser que o custo do back-up seja mais alto que o valor da informação contida neste.

Nesta proposta, está claro que a saída é híbrida (analógica e digital) e que ela terá diferentes implementações, de acordo com as variações de valor da informação envolvida e da legislação.

Existe ainda outra alternativa: não fazer nada! Só que, neste caso, defina antecipadamente quem é o responsável e quem pode ser responsabilizado quando houver a falta de um documento.

Nesses anos todos de mercado, passamos desde a situação de meu pai, que não possuía certidão de nascimento devido a um incêndio no cartório em que foi registrado, causando a perda da única cópia, e todos os problemas que ele teve ao longo da vida em decorrência disso, até confidências de mercado. Numa das últimas, uma dezena de páginas estava trazendo um prejuízo de R$ 4.000.000,00. Garanto que a implementação de uma política de gestão documental com mecanismos de contingência teria saído mais barato! [/private]

 

* Texto escrito por Walter W. Koch, diretor da ImageWare. Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001.Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil