Juntamente com o parceiro WorkImage a empresa implantou um sistema de gerenciamento de documentos e notas fiscais em todo país.

Marcelo Escorel, Work Image

[private] A Natura se orgulha de ter a imagem associada às suas consultoras e consultores – quase um milhão de pessoas no Brasil – que implementam o seu modelo de vendas diretas. Nos últimos anos, a fabricante de cosméticos, fragrâncias e higiene pessoal também se empenhou em associar sua marca à inovação tecnológica. A empresa tem investido com vigor em projetos que promovem desde melhorias incrementais até grandes saltos transformadores nos processos do negócio. Merecem destaque os esforços na área de gestão de documentos, em especial o projeto para modernizar o fluxo de pagamentos da empresa. Tendo como principal parceiro tecnológico a Work Image, o investimento teve início em agosto de 2010 e em fevereiro deste ano já operava a pleno vapor. “Melhoramos entre 20% e 30% o prazo médio para nossos pagamentos”, revela Rodrigo Brea, diretor financeiro da Natura. Ele diz que inovações para reduzir trânsito de documentos não são novidade na empresa. “Mas considero este projeto o mais emblemático, pela abrangência e volumes envolvidos”, afirma.

O processo objeto da empreitada envolve milhares de pagamentos por mês, o que resultava em uma montanha de notas fiscais e outros documentos circulando em malotes pelo país inteiro. “A perda de documentos e a demora no processamento eram apenas os problemas mais óbvios”, diz Brea. Em linha com a modernização da operação, e aproveitando a antiga parceria com a Work Imagem, os estrategistas da Natura definiram um objetivo simples: dotar a empresa de captura rápida de documentos de Norte a Sul do país, de forma que todos os papéis viajassem eletronicamente para um ponto central, onde seriam processados. Ajudou muito a relativa familiaridade da Natura com a interface do software, uma vez que a Work Image já havia implementado na empresa a versão simplificada da solução de gerenciamento de notas fiscais, denominada “gedfp”. “Decidimos apenas expandir de um único ponto de captura para vários e aumentar as funcionalidades”, diz o diretor.

Com um time multidisciplinar, composto por profissionais das áreas de recebimento e pagamento, de desenho de processos e de TI, além de especialistas da Work Image e do fornecedor de solução de BI, o projeto foi implementado em menos de sete meses, não sem enfrentar desafios. “Um dos maiores foi alinhar as três ferramentas envolvidas: a solução da Work Image, o SAP e o software de indicadores e relatórios”, diz Brea.

Vencidos os desafios, instalou-se a infraestrutura composta por 15 pontos de captura de documentos espalhados pelo país (nove ainda em processo de instalação). Os pontos são equipados com scanners de ponta da Kodak com softwares que possibilitam, além da digitalização da imagem, a inclusão de informações como número e valor da nota, data de emissão, e vencimento e número do fornecedor, entre outras. Brea comemora o controle, a visibilidade e a velocidade trazidos pela automação. “O benefício é saber com precisão quando e quais notas vencerão, evitando o pagamento de juros e realizando gestão de caixa mais efetiva”, diz.

Marcelo Escorel Costa, diretor e sócio da Work Image, explica que a modernização da gestão de documentos torna-se vital no processamento das contas a pagar, uma área crítica em empresas com unidades geograficamente distribuídas e com tesouraria centralizada, devido às múltiplas origens das despesas, documentação envolvida, exigências legais e fiscais e procedimentos específicos do negócio. No caso da Natura, a solução permitiu vários níveis de missão crítica para os documentos, desde o polo gerador até a liberação. “O sistema ‘gedfp’ é consultado antes da liberação de qualquer pagamento na Natura, para dar respaldo legal à operação de tesouraria”, diz Costa. Ele avalia que, com o sistema, a Natura não apenas modernizou processos e reduziu prazos, como também melhorou o relacionamento com parceiros e fornecedores.

Solução “gedfp” na Natura

• Equipamentos para digitalização nos polos geradores dos processos;

• Central digitalizada de documentos de origem - contratos, ordens de compra, autorização de despesas;

• Ilhas de processamento, segundo a origem ou fato gerador da despesa;

• Processos: 301.418

• Imagens: 602.040

• Ilhas: 17

• Usuários: 102

• Locais de captura instalados (regionais + CSC): 9

• Locais de captura a instalar: 6

• Scanners instalados: 11
Fonte: Work Image

Outras parcerias Natura/Work Image para gestão documental

Hosting de notas fiscais de saída

• Usuários: 37

• Unidades fabris: 10

• Notas fiscais processadas: 62.512.963

Recursos Humanos

• Imagens: 910.384

• Funcionários ativos: 5.532

• Funcionários inativos: 6.556
Fonte: Work Image [/private]