Quando nós falamos em enviar um e-mail na realidade queremos dizer enviar algum texto digitado, foto, documento, planta, diagrama, planilha e até filme em formato eletrônico transportado pelo sistema de correio eletrônico. Logo e-mail é um veiculo de transporte de informações eletrônicas assim como o correio tradicional é um veiculo de transporte de comunicações físicas como cartas, pacotes e até telegramas.
[private] Tudo que é transportado por meio eletrônico pode ser copiado e armazenado indefinidamente. A questão essencial é o que deve ser arquivado e gerenciado como documento eletrônico e qual a validade? Será que o e-mail da Marianinha para o Chicão, com o texto Até amanhã, bom descanso! Tem valor para ser gerenciado como documento? Com certeza não, educar o usuário pode eliminar a existência de e-mails desnecessários antes de serem digitados.
A sociedade moderna para garantir direitos individuais, de comunidades e de empresas cada vez mais exige a monitoração do que acontece em ambientes empresariais, por exemplo, o assédio sexual. Será que um texto de assédio sexual enviado por e-mail entre colegas de uma empresa gera problemas legais?
Assédio sexual por e-mail é motivo para justa causa. O assédio sexual também se caracteriza quando não há relação de subordinação. A decisão é do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (São Paulo) e inova a jurisprudência sobre o tema. Até agora, só se admitia assédio sexual quando o ato partia do chefe para seus subordinados.
Os juízes paulistas rejeitaram recurso a um ex-funcionário da LBV — Legião da Boa Vontade contra sentença da 11ª Vara do Trabalho, que confirmou sua demissão por justa causa. As informações são do TRT paulista.
De acordo com o processo, o empregado — que trabalhava como auxiliar de pessoal — foi demitido em virtude do teor de e-mails que enviava para suas colegas. Neles, ele se apresentava, anonimamente, como “Paco Rabane” e “Cachorrão 17 cm”.
Em uma das mensagens, ele disse estar “fortemente atraído” pela colega. Para outra, afirmou que estava “muito feliz” com fim do casamento dela. “Eu adoraria ser seu amante. Um beijo molhadinho no cantinho da boca” escreveu a uma terceira.
Para o juiz Sérgio Pinto Martins, relator do recurso em segunda instância, “não se pode compactuar com procedimentos como os do reclamante (o ex-empregado), que não tem educação e respeito para com outras pessoas, especialmente por mulheres, mormente as casadas”.
“Durante o serviço, o reclamante também não poderia usar o computador para mandar e-mails de forma desrespeitosa para outras pessoas. O reclamante deveria trabalhar durante o horário de serviço e não enviar e-mails como os mencionados”, afirmou Martins.
De acordo com ele, “o empregado tem o dever de trabalhar para receber pela prestação de serviços. Não pode ficar fazendo brincadeiras e usar o equipamento da empresa para condutas como as descritas. Seu procedimento não é, portanto, correto”.
A 2ª Turma do tribunal acompanhou o voto do juiz relator por unanimidade, mantendo a demissão do auxiliar por justa causa. (RO 00911.2002.011.02.00-0)
O caso relatado é um entre muitos outros onde o e-mail foi aceito como documento legal e gerou custos desnecessários à empresa.
Softwares, firewalls, análise de conteúdo de mensagens e sistemas de back ups servem para monitorar fatos legais e até prejudiciais ocorridos na empresa, mas como prevenir e evitar que aconteçam?
Como a maioria dos usuários nunca foi educada para saber usar o e-mail e apenas uma instrução para usar foi recebida: - Este é seu endereço de e-mail, envie e receba comunicações com ele. ( Ou seja: vire-se!) Cada um trabalha com seu jeito particular mas compara-o ao uso do correio impresso misturado à comunicação oral e emocional. Pergunte à sua equipe se eles têm problemas com e-mails? Acima de 95% vão afirmar que sim, mas ao mesmo tempo não querem ser censurados. Criar e enviar uma regra de uso de comunicação por e-mail de cima para baixo na empresa, com certeza, não vai pegar.
A solução exige mudança de atitude, começa com palestras de conscientização sobre o uso do e-mail e produtividade, em um ambiente participativo. Em um segundo momento, discussões em grupo levantam o problema e o facilitador sugere e à equipe que adota uma solução. Uma por vez.
Palestras de conscientização e uso do e-mail mostram comportamentos típicos de personagens típicos como a Capitú Leira - ansiosa - que ao invés de responder a tarefa completa, a envia em 38 capítulos. Ou do Mark Eteiro que espalha e-mails copiando todos sobre a excelência de seu trabalho e sua equipe. Ao mostrar comportamentos e processos a equipe toma consciência e pensa antes de escrever um e-mail desnecessário. Solicitação de tarefas e reuniões, supervisões e delegações fluem bem melhor especialmente com sistemas com o MS Outlook com servidor Exchange ou Lotus Notes e seu servidor. Utilizar regras e classificar o material que chega e armazenar em pastas diferentes torna a Caixa de Entrada, em caixa de ação e não depósito de lixo.
Eduque sua equipe, a comunicação eficaz reduz o lixo e transforma os e-mails em documentos de valor, fáceis de gerenciar. [private]
* Marcelo Thalenberg - Consultor em produtividade com o e-mail MS MVP em Outlook e autor dos livros Managing Your Business with Outlook For Dummies e Socorro roubaram meu tempo! marcelo@mtcriativa.com.br
