Quando se fala em soluções utilizando Tecnologia da Informação sempre nos lembramos de siglas como ERP, CRM, ECM, KM, Web, Web 2.0 etc. Estas tecnologias sempre terão seu espaço e destaque na grande maioria das empresas e na mídia, especializada ou não. Sempre receberão a atenção devida por todos os profissionais que cuidam da informação.
[private] Grande parte destas aplicações se apóia em banco de dados, porém na prática, as informações nela contidas representam apenas uma parte. Alguns estudos indicam que este índice representa entre 30 a 40%, sendo que o restante das informações está contido em documentos nas mais diversas mídias e formatos.
O surgimento de uma publicação como Document Management reflete exatamente esta preocupação das empresas, em ter acesso as tecnologias e ferramentas para gerenciar também estes documentos que são tão importantes quanto às informações contidas em banco de dados.
Soluções de gerenciamento de documentos devem, portanto ter seu devido lugar entre as prioridades de qualquer empresa que dependa substancialmente de informações para sua sobrevivência, com todo destaque e importância que merece.
Nesse sentido, da mesma forma que qualquer desenvolvimento de uma aplicação em TI sempre requer uma série de cuidados e procedimentos, de forma a garantir sua recuperação, estes mesmos cuidados deveriam ser prioritários na geração de documentos.
Gerar documentos está cada dia mais fácil. Gerar documentos de forma adequada e que atendam não só ao fim a que se destinam, é o grande desafio. É preciso entender que documento tem sua importância no curto prazo para atender a um requisito, registrar um fato, selar um acordo, etc, mas, principalmente, será de grande importância sua recuperação em qualquer tempo.
Sem dúvida, atualmente temos uma diversidade enorme de ferramentas e tecnologias de ponta, voltadas ao gerenciamento de documentos, eletrônicos ou não, documentos que já nascem digitais e aqueles que são digitalizados.
Então porque esta preocupação na geração de documentos, se toda tecnologia foi criada justamente para gerenciar documentos?
A resposta está no fato de que, por mais que a tecnologia de informação desenvolva soluções de gerenciamento de documentos eficientes e seguros, e, visto que estes documentos não foram criados para serem gerenciados, isso os torna um grande desafio para os profissionais que cuidam de organizar e gerar soluções de gerenciamento de documentos.
Hoje em dia, praticamente, qualquer solução que envolva gerenciamento de documentos em papel, inclui a tecnologia de digitalização de documentos. E o grande desafio é digitalizar milhões e milhões de páginas de documentos, com total segurança, com qualidade e fidelidade das imagens e indexação precisa.
Repetindo, poucas empresas têm a preocupação de ao criar um documento, tomarem certos cuidados para que não só atendam à sua necessidade imediata de registrar as informações contidas nestes documentos, como também para serem revisados, processados, assinados e uma vez findo seu ciclo ativo imediato, serem arquivados para posterior consulta.
É justamente neste ponto que os cuidados na geração de documentos pode fazer a grande diferença em termos de rapidez e precisão de acesso. Imagine um documento que tenha 30 páginas, mas que ao ser recuperado contenha apenas 29 páginas? E que, justamente, esta é a página onde está a informação que se procura? Como minimizar este tipo de ocorrência?
O simples uso de um recurso de qualquer editor de texto de numeração de páginas, já seria o suficiente para indicar quantas páginas contém um determinado documento. Numa revisão poderia ser utilizado para verificar se todas as páginas estão presentes e na aprovação idem. E, principalmente, no processo de digitalização podemos ter a certeza de que todas as páginas foram digitalizadas. Caso alguma página venha a sair de sua seqüência, ou se misturar com outras de outros documentos, elas podem ser facilmente identificadas e restauradas em sua ordem original.
No processo de digitalização, o uso deste recurso torna mais fácil e rápido o controle do quantitativo, minimizando custos de digitalização e facilitando a navegação das páginas nas telas de consulta.
Um outro cuidado, bem mais complexo de implementar, porém muito eficiente, é a utilização de código de barras para identificar o documento. Códigos de barras podem ser facilmente gerados. Trata-se de uma fonte no editor de texto como qualquer outra. A idéia por trás disso está no conceito de que a leitura do código de barras é bem mais rápida e precisa do que qualquer outra forma praticada hoje em dia. Imagine um supermercado operando com produtos sem código de barras? Bancos, hoje, processam boletos e vários outros documentos com código de barras com muito mais rapidez e eficiência.
A vantagem no uso de código de barras em documentos está na facilidade de controlar sua circulação, entrada e saída do arquivo, verificação de conteúdo e, principalmente, na precisão e facilidade de indexação quer seja no meio físico quer no digital. Dependendo do conteúdo do código de barras, este instrumento pode tornar possível uma busca mais complexa ou mais direta.
Além destes, muitos outros cuidados poderiam ser tomados para tornar qualquer solução de gerenciamento de documentos mais rápida, eficiente, flexível e, principalmente, mais segura.
A idéia básica é gerar documentos, gerenciáveis. [/private]
Wilton Tamane* - Administrador de Empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial.
