Os 20 anos da gestão eletrônica de documentos no Brasil

Walter Koch

Rapidamente, o número de soluções disponíveis, e, o número de instalações aumentou. Indústrias como a CSN e Petrobras passaram a tirar proveito da tecnologia, que expandia suas funcionalidades para além da imagem. Surge então uma nova denominação para designar este mercado: gerenciamento eletrônico de documentos ou GED.

[private] A cerca de 10 anos atrás começa a nascer a  indústria nacional de soluções de gestão de documentos. BKM, LAB245 e Pólo de Software eram algumas das que começaram a competir com as soluções importadas, reduzindo custos de licenciamento e permitindo a adoção das tecnologias em número maior de organizações.

Finalmente, com a entrada do novo milênio, o mercado evoluiu para o ECM – Enterprise Content Management – gestão do conteúdo corporativo. Algumas aplicações de gestão de documentos se popularizam de tal forma que é quase impossível se imaginar viver sem elas. Por exemplo, o que seria dos bancos sem a imagem do cartão de assinatura? A consolidação entre os fornecedores internacionais é cada vez maior com o número de participantes diminuindo através de incorporações. E a indústria nacional se torna tão forte que passa a competir lá fora. Vide a SML com os seus contratos na América Latina.

A Internet torna-se a grande alavancadora desse processo, com a possibilidade dos documentos serem disponibilizados em qualquer parte do mundo a qualquer momento. Conceitos como a captura descentralizada, processos baseados na WEB e repositórios virtuais passam a direcionar o mercado.

O triste 11 de setembro mostrou ao mundo a importância das informações não estruturadas para a continuidade dos negócios. As grandes consultorias mapeiam este tipo de informação e descobrem que 70 a 80% das informações cabem nesta classificação (não estruturadas). A estruturada seria aquela passível de ser armazenada em bancos de dados. O uso das tecnologias de ECM passou a ser encarado também como uma alternativa de contingência em catástrofes.

Mas, afinal do que trata esta indústria toda? Na essência, é tudo que se refere a documentos. Segundo a ARMA – American Records Management Association, um documento pode ser qualquer coisa em qualquer mídia, desde que seja útil. Ou seja, passamos a gerenciar não só documentos em papel e microfilme, mas também documentos eletrônicos tais como os do MS Office, arquivos CAD, som (MP3), páginas WEB (com conteúdo e forma de apresentação sendo gerenciado), e-mails, relatórios de sistemas.

O uso de documentos eletrônicos traz novos desafios – a preservação digital e questões legais. Na preservação digital – como assegurar que um documento gerado em um formato específico em um suporte determinado estará passível de ser recuperado daqui a dez anos? Os disquetes de 5 ¼” com arquivos do VisiCalc são uma boa lição neste sentido. O CONARQ já se manifestava sobre o tema em 2004 com a sua “Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Brasileiro - Preservar para garantir o acesso”. Na legislação – como assegurar que o documento apresentado seja uma réplica fiel do documento original, já que temos os processos de captura, armazenamento e reprodução envolvidos? Em 1994 surgiram as primeiras leis e interpretações. Adaptações de legislação internacional calcada em mídias indeléveis e o uso de certificação digital são algumas das frentes que vem sendo discutidas nos últimos anos.

A capacitação de profissionais no uso destas tecnologias também tem seu passado. A introdução da certificação CDIA – Certified Document Imaging Architect em 1996 procurou trazer padrões e melhores práticas internacionais para o Brasil. A iniciativa da ABGD – Associação Brasileira de Empresas de Gerenciamento de Documentos - de atualizar e tropicalizar certificações e padrões para a realidade brasileira é o mais recente marco neste sentido.

Com toda essa história, com novos desafios e oportunidades, o Brasil precisava de um canal de comunicação independente com o mercado. Uma publicação em que todas as frentes tivessem voz ativa, sem interesses pessoais ou comerciais. É um belo presente de aniversário para um mercado que entra na sua maioridade. Como um promissor adolescente, no Brasil esta indústria ainda tem muito que aprender, mas principalmente, muito que fazer. [/private]

 

* Walter W. Kock – É diretor da ImageWare. Consultor internacional com mais de 21 anos de experiência em gestão documental e mais de 30 anos de experiência em TI. Professor dos cursos de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País como os da AG, ANP, BOVESPA, CSN, Itaú Seguros, JP Morgan, Odebrecht, Petros, Tozzini Freire. Possui as certificações CDIA+ da CompTIA e; MIT e LIT da AIIM. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. - info@imageware.com.br

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