Também é de conhecimento geral que existem poucas pessoas com responsabilidade direta pelos documentos dentro das organizações. O fato é que as empresas gastam de 15 a 25% de sua receita em gerenciamento de documentos e informação, mas 90% delas não tem a mínima idéia a respeito de seu gasto total com documentos e informações!
[private] As organizações não podem mais planejar e implementar suas estratégias isoladas da gestão de documentos.
Mais do que em qualquer outro tempo na história, fazer negócios hoje significa enfrentar riscos. As impropriedades de certas corporações gigantes resultaram em uma nova legislação, a falta de confiança do consumidor aumentou, e com isto houve um aumento potencial dos processos – todos estes itens levaram as empresas a reduzirem seus lucros ... ou pior: perdê-los.
O quanto melhor você gerenciar suas informações corporativas, hoje, pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso, amanhã. Para minimizar os riscos, as organizações devem gerenciar seus documentos e informações de uma maneira inteligente.
Com mais de 90% das informações corporativas contidas em documentos, é claro que qualquer que seja o meio – pixels ou papel – documentos serão a moeda pós século 20 da Era da Informação.
As grandes empresas, estão começando a dar a mesma atenção aos documentos nos planos estratégicos como um outro aspecto importante dos negócios como marketing, finanças, recursos humanos e tecnologia da informação.
Pensando em como criar uma estratégia documental, e melhorar todo o controle sobre estas informações e documentações, empresas lideres de mercado estão caminhando na direção de criar a função do Chief Document Officer(CDO) ou contratando empresas que façam esse papel. Ou seja, empresas que possuam conhecimento de todo o processo documental, desde sua criação até a sua destruição.
O CDO capacita a organização para reduzir sua exposição para o risco assegurando a conformidade com as normas legais, corporativas e reguladoras; gerenciando e provendo segurança apropriada para documentos e informações em ambas as mídias - física e eletrônica -, incluindo-se os e-mails.
Cabe ao CDO facilitar melhorias nas medições da governança corporativa; bem como, reforçar as obrigações de prestação de contas em toda a empresa. É dele a tarefa de definir os tipos de equipamentos necessários, para a infra-estrutura física e digital e também a função de analisar os custos para aquisição ou contratação de serviços. Com isso, o CDO poderá determinar o ciclo de vida do documento/informação e passar para a etapa de elaboração de processos e normas de controle, que estarão sob sua responsabilidade.
Ao assegurar que exista, na medida do possível, uma arquitetura unificada e acessível para o armazenamento de dados e documentos, criando comunicações, e entregando estas comunicações de uma maneira mais consistente, eficiente, menos custosa em toda a empresa, o CDO estará exercendo plenamente suas funções dentro de uma organização.
Sendo ele, o defensor para uma melhor e mais efetiva comunicação com os clientes externos e internos, economizando dinheiro para a empresa e, o mais importante nesta função, será o resultado: ao aumentar a reputação de sua empresa junto aos seus clientes e aumentar a receita através de novos clientes, ao mesmo tempo que a organização verá reduzir o tempo de procura de uma informação ou documento dentro da sua empresa, o que irá fazer aumentar, ainda mais, a produtividade dos funcionários.
É tarefa fundamental do CDO manter o gerenciamento corporativo da empresa ciente das mudanças potenciais na direção de como se comunicar com seus clientes externos e internos. Ele será uma fonte de idéias e o defensor para a introdução de novas ferramentas e técnicas de comunicações, além de fornecer conselhos nas questões de comunicações, tanto para as novas normas internas e regulamentações, quanto no que diz respeito a segurança dos documentos e das informações.
A presença do CDO, numa organização possibilita o gerenciamento e o aporte de segurança para seus ativos vitais de informação, reduzindo os riscos nos cumprimentos com os mandatos, melhorando a produtividade dos negócios e protegendo sua reputação. [/private]
* Eduardo Lopes é Consultor de Outsourcing há mais de 20 anos, com experiência em gestão de documentos e da informação e diretor da DOOS Outsourcing Services.