Por Paulo Theophilo
O mercado experimentou diversos métodos de redução de custos, desde economizar em matérias primas até mesmo o downsizing no staff da empresa. Nesse aspecto, o consenso atual é obter o máximo de efetividade do que está implantado, sendo a gestão de processos o ponto chave para atingir melhores resultados. Entre os processos, a administração de documentos envolve uma estrutura muito onerosa.
Da geração ao arquivamento adequado do papel, existe uma longa cadeia de custos na qual se contabilizam máquinas, insumos, mão de obra e espaço físico – e não para por aí. Dependendo do local e gestão do documento, o acesso à informação pode ser burocrático e sofrível, às vezes com prazo de dias para se conseguir um dado. Partindo da máxima “tempo é dinheiro”, quanto antes ações forem tomadas, maior será o benefício de redução de custos, melhoria da rentabilidade e incremento do resultado para a organização.
Cada vez mais é preciso lançar mão dos processos tecnológicos para digitalizar documentos e colocá-los em repositórios de pesquisa onde podem ser pesquisados por índices pré-estabelecidos, tais como datas, números de processos, tipo de documento, CPF, RG, contrato entre outros.
Assim, o desafio inicial de uma organização é perceber onde estão as “dores” relacionadas ao seu negócio e como convertê-las em resultados positivos. Já o primeiro grande elemento da desmaterialização é a captura inteligente. Por meio de equipamentos multifuncionais e/ou scanners os documentos são digitalizados, integrados, indexados e disponibilizados para consulta. Essa é a base para viabilizar processos de negócios extremamente importantes, como:
- Aprovação de crédito: No setor financeiro há dependência total da análise de documentos, uma “dor” presente em todas as empresas que trabalham com venda a prazo. Digitalizar os documentos do candidato ao crédito traz um grande ganho na segurança das informações, na qualidade e velocidade na aprovação do crédito, que são fundamentais para a credora.
- Prontuário de funcionários: Todo funcionário tem uma vida que fica registrada nos departamentos de RH. Seu histórico deve estar facilmente acessível para pesquisa. Se todos os documentos estiverem digitalizados e organizados, a sua busca será rápida e descomplicada. Dependendo do tamanho do almoxarifado, um documento arquivado de forma incorreta condenará sua existência. Contratar uma solução de digitalização de documentos traz benefícios de espaço físico, administração de dados e agilidade na resposta às necessidades inerentes a cada instituição.
- Canhoto de comprovação de entrega:Toda empresa que realiza entregas tem a necessidade de comprovar a entrega. Isso pode não ser fácil se todos os canhotos não estiverem organizados digitalmente. Neste caso o custo de não comprovação e ou dívidas resulta em custos diretos e problemas de gestão de clientes.
São vários os caminhos possíveis às empresas para aprimorar seus resultados. O importante é estabelecer um foco para não se perder em análises complexas, que demandam muito tempo e ocasionam em um projeto não implantado.
Para o ambiente corporativo, empresas especializadas em BPO de documentos têm sofisticado suas soluções na captura, indexação e armazenamento de informações com adoção de processos de workflow, por exemplo. Porém, o primeiro passo para o sucesso do projeto é fazer a implantação do básico, que é capturar documentos, indexar e disponibilizar em base repositória para pesquisa e tomada de decisão.
* Paulo Theophilo é diretor de marketing e negócios da Simpress
