Situação
A Copersucar S.A. é a maior empresa brasileira na exportação de açúcar e etanol tendo atuação nos principais mercados mundiais. Realiza a conexão entre usinas e o cliente, comercializando o açúcar e o etanol em larga escala, ao mesmo tempo em que realiza a operação logística, com capacidade de integrar todos os elos da cadeia de valor.
Um dos pontos sensíveis nesta cadeia de valor são os pequenos produtores e, visando dar sustentabilidade a este elo da cadeia, a Copersucar oferece operações de geração de crédito para este perfil de associado. A priorização deste processo é definida por meio de um conselho, onde são discutidos os possíveis empréstimos.
Para definir a concessão do crédito o primeiro desafio se iniciava em reunir a documentação e membros do conselho responsáveis por cada segmento do processo. Antes, estas etapas eram realizadas de forma manual, demandando a consolidação de diversos documentos que até então eram descentralizados.
As reuniões do conselho demandavam planejamento com antecipação, uma vez que as assinaturas referentes a concessão de crédito deveriam ser colhidas simultaneamente durante a reunião.
Solução
Visando modernizar de forma automatizada este processo, a Copersucar procurou soluções que pudessem atender a demanda e acabou por optar em definir todo o processo dentro de sua intranet corporativa.
Esta definição permitiu que toda a implementação pudesse ser realizada de forma ágil e assertiva, uma vez que se beneficiou da infraestrutura tecnológica preexistente e amplamente difundida entre os colaboradores da empresa, trazendo também uma economia significativa de investimento para o projeto por não haver necessidade de aquisição de licenças além das existentes anteriormente.
Atender demandas de automação de processos dentro da Intranet Corporativa já era uma realidade para Copersucar, pois várias necessidades de negócio haviam sido automatizadas por meio desta tecnologia anteriormente, tais como:
- Formulários de requisito de negócios que possibilita a administração e organização de demandas internas.
- Formulários de interação entre usinas e a Copersucar para viabilização de projetos.
- Sistema de compartilhamento de arquivos com usinas de forma segura e rastreável.
- Sistema de controle de atividades internas tais como relatório de despesas em viagens.
Desta forma, a DoMore! Soluções em Produtividade, provedora e mantenedora da estrutura da Intranet Copersucar, foi envolvida para desenhar a arquitetura de solução desta demanda, utilizando três ferramentas contidas na suíte do Microsoft Office 365:
-SharePoint Online: Plataforma utilizada atualmente para a Intranet da Copersucar, onde foi criada uma área para o processo de análise de crédito.
-Power Apps: Ferramenta para a criação de formulários.
-Power Automate: Ferramenta de automação de fluxos.
Para o Gerente de Tecnologia de Portais da DoMore!, Caio Vaz, um dos grandes benefícios do Microsoft Power Platform é a possibilidade de utilizar aplicações especialistas e integradas conforme a necessidade apresentada.
“Neste caso, o Power Apps trouxe recursos avançados que nos permitiu desenhar formulários integrados com a ferramenta de automação de fluxo Power Automate, além da disponibilização de todo o conteúdo através do Portal SharePoint, possibilitando a concepção de soluções rápidas e seguras aderentes as necessidades de negócios dos clientes”.
Todo o projeto foi desenhado com a premissa de “mobile first”, tendo como enfoque a possibilidade de que todas as pessoas envolvidas no processo pudessem realizar suas atividades também através de dispositivos móveis como celulares e tablets.
Da concepção, desenvolvimento, capacitação até o uso por parte dos envolvidos, o projeto demandou menos de 3 meses de duração, permitindo que os membros do conselho de aprovação de crédito possam desempenhar suas atividades mesmo dentro do cenário Home Office atual.
Benefícios
Acesso à Informação, transparência e rastreabilidade
A política de total transparência é um dos pilares da comunicação da Copersucar, portanto, o acesso à informação foi um dos aspectos essenciais para o projeto. Todos os colaboradores com acesso a intranet conseguem consultar as informações referentes aos empréstimos concedidos.
A automatização trouxe agilidade e rastreabilidade digital para que as auditorias de concessão de crédito possam ser realizadas de forma simples e rápida a qualquer momento.
Segurança da Informação
A infraestrutura de segurança proporcionada pelo Office 365 já é consagrada no mercado, possibilitando que os dados estejam armazenados na nuvem com controle de acesso autenticado. Desta forma foi possível implementar toda a política de concessão de acessos através de configurações intuitivas do SharePoint Online.
Produtividade
Conforme Catia Cristina, da área de Mesa Op. Financeiras e Crédito da Copersucar, a nova solução trouxe praticidade e agilidade no dia-a-dia dos colaboradores.
“Neste momento de transformação digital, este processo feito de forma descentralizada e acessível através de vários dispositivos e localidades trazendo ganhos significativos nas agilidades dos negócios da Copersucar”.
Conclusão
Mesmo não tendo todas as possibilidades de desenho, controle e mensuração dos processos como softwares consagrados na vertente BPM, as tecnologias de portais são uma alternativa para atender as demandas de automação de processos de forma ágil e acessível.
Plataformas como o Office 365 trazem grandes possibilidades para implementação de automatizações simplificadas através do seu leque de ferramentas parametrizáveis.
Muitas empresas já possuem o licenciamento de ferramentas utilizadas neste case da Copersucar através do licenciamento do Office 365 e desconhecem o poder das ferramentas que tem em mãos.
Os produtos e serviços deste caso de sucesso
DoMore! Soluções Customizadas para Portais Sharepoint
As soluções customizadas da área de Portais da DoMore! são todas baseadas no SharePoint Online. A equipe Advisor DoMore! realiza consultorias sob medida e oferece soluções utilizando as ferramentas de automatização e apps funcionais do Office365.
SharePoint Online: O SharePoint potencializa o trabalho em equipe com sites produtivos e dinâmicos para departamentos, divisões ou projetos. Compartilhe arquivos, dados, notícias e recursos.
Power Apps: Crie aplicativos de alta produtividade para seu negócio com um conjunto avançado de ferramentas.
Power Automate: Economize tempo e esforço com fluxos de interface do usuário, funcionalidade de RPA (automação de processo robótico). Automatize tarefas do dia a dia com a simplicidade do apontar e clicar.
Microsoft Office 365 – O 365 proporciona o poder da produtividade em nuvem para empresas de todos os tamanhos, representando grande economia de tempo e dinheiro ao disponibilizar versões em nuvem dos produtos Microsoft mais confiáveis para e-mail, comunicação e colaboração.