Um projeto bem elaborado de gerenciamento de documentos é um poderoso aliado para a tomada de decisões e um facilitador para a gestão empresarial. Ele tem impacto direto nos resultados, proporcionando tanto a realocação de recursos e possível redução de custos com a racionalização dos espaços de armazenagem física, quanto a eficiência e rapidez no desenvolvimento das atividades diárias obtendo o controle desde o momento da produção do documento até a destinação final.
Uma gestão de documentos eficiente, também contribui para aquisição de certificações de qualidade, o que é fundamental para que as empresas se destaquem frente à acirrada concorrência.
Mas como obter tal eficiência? É indiscutível que um treinamento adequado dos profissionais, tanto em empresas quanto em provedores de soluções terceirizadas, é um excelente caminho para elevar os padrões de serviço de todos os envolvidos na complexa cadeia de gerenciamento de documentos.
Segundo enquete realizada pela ABGD - Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, os provedores de soluções de ECM - Gestão de Conteúdo Empresarial membros da associação, apontam fortemente para o crescente grau de exigências que os clientes têm manifestado quanto à necessidade de diferenciação através da qualificação de pessoal.
Ter uma equipe qualificada é fator crítico de sucesso nas empresas, pois há uma grande interface humana em todas as fases de produção e gestão, da captura à preservação de informações e documentos, o que enfatiza a necessidade de pessoal especializado.
A partir de um domínio dos conceitos de gestão documental, é possível obter a padronização dos processos chave para administrar e gerenciar documentos, o que proporciona às empresas privadas e entidades públicas maior controle sobre as informações que produzem e recebem. Desta forma, clientes e fornecedores também mantêm um alinhamento sobre o que esperar de cada serviço contratado.
Entre as inúmeras vantagens, o investimento na boa formação de profissionais proporciona a padronização de processos com base nas melhores práticas do mercado, e ainda, uma visão sistêmica no que tange à gestão de documentos, o que favorece a empresa com mais segurança e confiabilidade para a tomada de decisões.
Assim, com uma equipe qualificada, a tão almejada elevação da qualidade de serviços será a principal vantagem competitiva da qual todo o setor de gerenciamento de conteúdo empresarial se beneficiará neste mercado cada vez mais globalizado.
