Gestão Documental no Foro Extrajudicial do CNJ

Nos dias 25 e 26 de agosto, a Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen-SP) participou de reuniões da Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial na sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, para definir a padronização e a normatização dos procedimentos relacionados à gestão de documentos físicos e digitais para os cartórios extrajudiciais brasileiros.

Participaram do encontro o vice-presidente da entidade, Manoel Luis Chacon Cardoso, e o diretor de Informática da Associação, Luis Carlos Vendramin Júnior, que acompanharam os debates em torno dos temas "Manual de Boas Práticas - Microfilmagem híbrida e documento digitalizado", "Preservação de documentos em papel - Conservação preventiva e restauração", "Preservação de documento natodigital e digital" e "Proposta de Tabela de Temporalidade para documentos do extrajudicial". Instituída pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em dezembro de 2010 (Portaria nº 94/2010), a Comissão teve recentemente seu trabalho prorrogado por 120 dias, prazo no qual pretende divulgar um Provimento normatizando o tema. "A ideia é que nós forneçamos para o extrajudicial as regras mínimas, quais são os procedimentos, a forma de se tratar o documento de maneira válida para que ele se conserve, se preserve", explica o juiz auxiliar do CNJ, Antônio Carlos Alves Braga Júnior.

Para auxiliar na padronização relacionada à preservação dos documentos físicos, digitais e microfilmes dos cartórios extrajudiciais, a Comissão conta com a participação de especialistas do Arquivo Nacional e da Biblioteca Nacional. "Estamos juntando a especialidade que nós temos de fazer digitalização e também o conhecimento de como preservar o que está sendo digitalizado, ou melhor, o que agora está em formato digital para auxiliar neste trabalho de garantia da segurança dos documentos dos cartórios, que trazem segurança a todo o arcabouço jurídico nacional", disse Carlos Augusto Silva Ditadi, especialista em preservação digital do Arquivo Nacional. Ao final dos dois dias de reunião, a comissão Especial estabeleceu o cronograma de trabalho, objetivando avançar na concretização de uma norma unificada para a preservação documental nos cartórios extrajudiciais. Segundo o CNJ, até a definição do trabalho da Comissão os registradores e notários devem aguardar.

 

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