Em um cenário onde profissionais que usam fluxo de trabalho baseados em papel gastam de 35% a 50% do seu tempo procurando informações, conforme pesquisa da International Data Corporation - IDC, a digitalização de documentos tornou-se fator importante e inovador para o desenvolvimento e o progresso das empresas.
Tal ponto é sentido nos dias de hoje com ferramentas tecnológicas que auxiliam nas atividades em todos os setores, e a eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais, vem acompanhando este crescimento e ampliando sua função de impacto na sustentabilidade e no mercado como um todo.
Apenas nos últimos doze meses, foram mais de 100 toneladas de papéis destinados à reciclagem pela companhia, somando mais de 30 mil folhas A4 que passaram a ser digitalizadas ou apenas descartadas. De acordo com Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, o processo é feito através de trituração, onde os picotes são fornecidos para empresas parceiras que os utilizam como matéria-prima secundária.
“O procedimento é sempre feito com base na necessidade do cliente, então não necessariamente todos os documentos serão digitalizados, alguns casos são somente descartados por estarem vencidos ou não possuem mais valor para a empresa. Porém, a maior parte deste fluxo refere-se sim aos clientes que transformam acervo em digital e, por conta do decreto nº 10.278, esses documentos digitalizados passam a ter o mesmo valor que os físicos”, complementa Marcelo.
O diretor ainda ressalta que os clientes podem acompanhar a ação de destruição presencialmente, mas, em todos os casos, é emitido um laudo técnico comprovando a destruição. Esse laudo, por sua vez, é enviado para o parceiro e disponibilizado na plataforma eBox para consultas prévias.
Já no que diz respeito ao impacto no setor, Marcelo pontua que é um cuidado de ponta a ponta, garantindo que, além da evolução para o meio digital, há a preocupação nesta transição, mantendo as informações seguras até o final de sua vida útil.
“Um dos pilares da transformação digital é a sustentabilidade, e promover processos que garantam o descarte correto de documentos é fundamental. Acima de tudo, estamos falando da proteção de informação, onde um documento físico pode facilmente ser perdido ou roubado, por exemplo, enquanto o ambiente digital permite rastreabilidade e controle de acesso. Essas políticas ESG precisam e devem ser pauta constante dentro das empresas. Assim vamos seguir rumo a um ambiente mais sustentável e seguro”, finaliza Araújo.
