A durabilidade de documentos depende das suas condições de armazenamento. Para que continuem intactos, é necessário haver um espaço físico e virtual apropriado, instalações iluminadas e ventiladas, salas para consultas, bem como sistema informatizado para localização e monitoramento permanente.
Alguns erros que as empresas cometem ao armazenar documentos podem ser irreversíveis na recuperação deles, como: guardá-los em locais fechados, sem ventilação; armazená-los em locais sem controle de temperatura, perto de rios e vales, com risco de enchentes; não fazer higiene do local; manter os documentos com clipes ou grampos que enferrujam; e falta de organização e controle, o que pode causar um extravio das informações.
A solução – A empresa paranaense Núcleo Básico Tecnologia e Informação oferece uma gama de serviços de gestão eletrônica de documentos que vão desde consultoria em gestão documental até vetorização de projetos, entre eles está a guarda física de documentos.
Com um espaço com capacidade para armazenamento de mais de duzentos e cinquenta mil caixas de arquivo e em contínua expansão, segurança 24h, alarme monitorado com cobertura de detector de movimentação nos pátios e um completo sistema de segurança contra incêndio, a empresa ainda conta com salas de pesquisa para recepção de auditorias, fiscalizações, consultas, entre outros. “Além disso tudo, mudamos recentemente para o Centro Cívico, em Curitiba (PR), onde fica a nossa unidade administrativa, financeira e comercial. Esse mercado (a digitalização e a aguarda de documentos) tem mais ou menos dois bilhões de reais para ser atendido, logo, é um mercado muito bom”, afirma Alberto Viviurka, diretor executivo da empresa.
A confiança que a Núcleo Básico conquistou de grandes clientes recuperando e preservando os seus acervos históricos em documentos de papel, como o Museu Nacional de Belas Artes do Rio de Janeiro e a Justiça Federal do Paraná, faz com que uma gestão de documento com responsabilidade e organização garanta a segurança de importantes informações. “A empresa tem um suporte técnico bom, desenvolveu o que precisávamos, que era a digitalização para a área de IT. Sempre foi muito fácil negociar com ela, pois é bastante flexível e nunca nos explorou”, comenta Marise Folmann, analista de Suporte Técnico da Volvo do Brasil.
