Por Vitor Rocha*
Os problemas com documentação fiscal, seja recebimento, armazenamento ou controle, estão presentes em todas as grandes companhias, incluindo as de telecomunicações. Com filiais, lojas e representantes espalhados por todo o País, manter a área fiscal estruturada é, sim, um grande desafio. Além do volume de documentos, tanto de entrada como de saída, a definição de processos internos para garantir que todas as obrigações fiscais sejam atendidas em tempo é fundamental para manter o bom resultado da companhia.
Ao citarmos a questão tributária, não podemos esquecer as diferentes regras em cada estado ou município. Cada uma das notas emitidas ou recebidas, de acordo com a região, gera impostos e obrigações acessórias específicas. Para se ter uma ideia, um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBTP) mostrou que, desde a Constituição Federal de 1988 até outubro de 2010, considerando apenas as questões tributárias, foram emitidas 28.591 normas federais, 83.516 normas estaduais e 137.017 normas municipais.
Acompanhar todas estas obrigações e garantir que não haja desvio de documentos e atrasos de pagamentos são questões que envolvem, além de processos, tecnologia. Há algum tempo, muitas companhias faziam os controles por meio de planilhas e, consequentemente, a fragilidade e a perda de prazos acabavam gerando multas e penalidades sempre indesejadas.
Neste contexto, a prática da digitalização de documentos chegou como uma grande aliada para garantir a eficácia no armazenamento de dados, além da agilidade para pagamentos e entrega de documentos para o Fisco, com o cumprimento correto de todas as obrigações acessórias. Com a digitalização, é possível centralizar o cadastramento das Notas Fiscais e visualizar o documento eletrônico em tempo real, evitando qualquer possibilidade de extravio e, consequentemente, agilizando o envio para a área de pagamentos e de controle das obrigações acessórias.
A tecnologia permite ainda que, ao invés de controles em simples planilhas, o sistema avise, com alertas e cores distintas, as obrigações cumpridas, assim como Notas Fiscais que já foram pagas e aquelas que precisam de atenção imediata para não gerar prejuízo à companhia.
Outro ponto que precisamos lembrar é que, ao utilizar a digitalização de documentos, é possível também o controle total do armazenamento online, facilitando a consulta, com a centralização dos arquivos em um único local.
No setor de telecomunicações, que precisa de agilidade e atenção com o consumidor, a área fiscal não pode ser mais um entrave. Soluções simples de tecnologia podem ser grandes aliadas para facilitar processos e controles ligados à gestão de documentos, sejam físicos ou eletrônicos.
*Executivo de vendas da Acesso Digital
