Arquivos de documentos da Fundação Padre Anchieta serão digitalizados nos próximos 12 meses pela Técnica, empresa especializada em gestão documental, focada na área de Records Management. Todo o acervo deverá ser avaliado pela companhia, juntamente com a mantenedora da TV Cultura e faz parte do projeto organizar, identificar e indexar os arquivos. São cerca de 17 mil caixas com documentos institucionais, de RH, além de roteiros de shows e programas da emissora. O projeto foi aprovado, após concorrência pública e teve início no começo de julho, para implementar a tarefa a Técnica utilizará sua plataforma de organização “Tectar WebPlus”.[private]
A plataforma foi desenvolvida para atender a necessidade das empresas, no tocante ao controle e resgate dos documentos on-line, bem como para serviços de parametrização de informações, organização operacional, estabelecimento de normas e procedimentos, educação de usuários. Além disso, o aplicativo permite a adequação do layout físico para a guarda dos documentos. “A ferramenta foi desenvolvida para atender a requisição de redução dos custos com a circulação e armazenamento de documentos em papel”, informou executiva da empresa.
A solução vai permitir que os usuários pesquisem os arquivos digitalizados e também conta com sistema virtualizado e de recuperação de imagens via web. Esses diferenciais, segundo Suely Santos, permite a geração de uma série de relatórios (conteúdos, por exemplo), tabelas de temporalidade dos documentos e ocupação no espaço desejado. A executiva também afirmou que este tipo de solução possibilita ao usuário obter informações rapidamente, organizar o material arquivado, além de diminuir a possibilidade de algum arquivo ser extraviado. “A novidade para este tipo de projeto é a plataforma Web, por meio da qual o usuário tem acesso a todos os arquivos, o que torna todo o processo muito mais fácil”, diz.
A gestora informa que o acervo de arquivos da Fundação passará por uma organização e padronização dos documentos. Com isso, os documentos serão categorizados, bem como créditos para determinar os direitos autorais. “É um orgulho termos sido escolhidos para este projeto, já que a Fundação Padre Anchieta é responsável pela formação cultural de muitas gerações”, complementa. Entre as propostas do projeto, sua abrangência de pesquisa, seja para alunos de comunicação ou interessados em geral, que poderão buscar estes dados num banco de dados fornecidos anteriormente pela Fundação, como documentários ou programas temáticos.
Gestão documental no futuro
Para Suely Santos, a área de Records Management ganha uma nova categoria, a de Arquivamento de Documentos Digitais. A executiva aponta os avanços tecnológicos como um dos principais fundamentos para atualização da migração de arquivos em papel para os digitais. Mas, a executiva não descarta o uso de documentos em papel no futuro.
“Os documentos em papel têm força legal. Por exemplo, contratos e notas fiscais só têm valor legal, se impressos e com certificações. Ao aliar a tecnologia digital e os conceitos de arquivamento agregamos valor a estes documentos. Dessa forma, garantimos sua perpetuação no tempo para o futuro. Esses documentos serão históricos e terão tanto valor quanto os digitais que poderão substituir os documentos tradicionais”.
Para a gestora, a grande tendência do setor de Records Management está no gerenciamento de documentos digitais. Mesmo ainda tendo uma necessidade de manter arquivos em papel (por questões de segurança e autenticidade) é cada vez maior a busca por sistemas que realizem as mesmas tarefas pelos documentos digitais, ou seja, que permitam que sejam gerenciados e normatizados, da mesma maneira que fazemos com arquivos em papel.
A diretora da Técnica analisa que o setor caminha para a convergência digital, dado o desenvolvimento das tecnologias para documentos e suas certificações. “Ainda existe muita insegurança quanto aos documentos digitais. Vejo como tendência forte para o setor essa evolução, porém ainda assim os documentos digitais não são a prioridade em gestão documental”, finaliza.
Resultados
A reconstrução da história da Fundação Padre Anchieta baseada em seus arquivos e roteiros é um exemplo da prática da gestão de documentos aplicada no resgate da memória e da cultura. Hoje a Técnica, está desenvolvendo mais 25 projetos, sendo dez deles em sistema de BPO em empresas como Companhia Muller de Bebidas, Dedini, Drogal, Elevadores Otis, Mangels, Metalúrgica Prada, Owens Corning, Tigre, Toyota e TRW Automotive.
Segundo dados da companhia, um dos projetos executados na Avon do Brasil, resultou na redução de 20% o espaço ocupado pelos arquivos e descartou 11% dos documentos. Outro exemplo ocorreu na Otis, companhia de elevadores, cujo projeto de racionalização eliminou mais de 13 toneladas de papel e reduziu em 35% o volume do arquivo. Com o trabalho realizado na Chemtura, terceirizou a guarda de seus arquivos e com a base nas avaliações da Técnica e descartou aproximadamente 50% do arquivo.
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