Dois termos ganham cada vez mais espaço no vocabulário de empresas e profissionais da informação: Inteligência Artificial (IA) e Automação de Processos (RPA). Se antes a gestão documental era vista como uma área mais “tradicional”, focada em organizar, armazenar e recuperar documentos, hoje ela está no centro da transformação digital das instituições. A chegada dessas tecnologias está alterando de forma profunda as práticas, as competências e até o papel dos profissionais da área.
Mas o que realmente muda na rotina de quem atua com documentos e informações? Como IA e RPA estão sendo aplicados nesse universo e quais as oportunidades para quem se prepara?
Da organização manual à automação inteligente
Durante muito tempo, o trabalho com documentos digitais exigia uma atuação manual intensa: classificação, indexação, conferência de metadados e organização em sistemas. Isso tornava o processo lento e sujeito a erros humanos.
Com a entrada da IA, esse cenário muda radicalmente. Algoritmos de reconhecimento de padrões conseguem identificar automaticamente o tipo de documento, atribuir categorias e até gerar metadados descritivos. Imagine, por exemplo, um sistema que recebe milhares de contratos digitalizados: a IA é capaz de reconhecer nomes, prazos e cláusulas relevantes, indexando tudo de forma automática para facilitar a busca posterior.
Esse avanço não elimina o papel humano, mas reduz tarefas repetitivas e abre espaço para que os profissionais se concentrem em atividades estratégicas, como o desenho de políticas de gestão documental e a avaliação da autenticidade dos registros.
A força do RPA na rotina documental
Enquanto a IA traz inteligência aos processos, o RPA atua como força operacional. Os “bots” de automação conseguem executar rotinas repetitivas em sistemas diferentes, sem necessidade de intervenção humana. Na prática, isso significa que um robô pode ser programado para:
- extrair dados de um protocolo eletrônico,
- validar informações em outro sistema,
- renomear arquivos conforme padrões estabelecidos,
- e registrar tudo em um GED ou SIGAD.
Esse tipo de automação reduz drasticamente o tempo gasto em processos administrativos e garante maior conformidade com normas e regulamentos. Para os profissionais, a consequência é clara: deixa-se de gastar horas em atividades mecânicas e passa-se a atuar como gestor de fluxos automatizados, supervisionando, corrigindo exceções e garantindo que as automações estejam alinhadas às políticas institucionais.
Novas competências exigidas
Se antes bastava dominar a lógica arquivística e as normas técnicas de gestão documental, agora o cenário exige também alfabetização digital avançada. O profissional de informação precisa compreender como funcionam ferramentas de IA, como configurar e acompanhar bots de RPA e, sobretudo, como interpretar os resultados que essas tecnologias oferecem.
Não significa que seja necessário se tornar um programador, mas sim que é fundamental desenvolver habilidades em:
- Leitura de relatórios de IA, sabendo avaliar se os metadados atribuídos estão corretos;
- Configuração básica de bots, entendendo quais fluxos podem ou não ser automatizados;
- Pensamento crítico, para garantir que o uso de tecnologia respeite a legislação (como o Decreto 10.278/2020 no Brasil) e os princípios arquivísticos de autenticidade, integridade e acessibilidade.
Impacto direto na carreira
Essas mudanças abrem um leque de novas oportunidades. Empresas públicas e privadas precisam de especialistas que consigam unir conhecimento arquivístico com competências digitais. Consultorias de transformação digital, projetos de digitalização em larga escala e implantações de sistemas de gestão documental são alguns exemplos de áreas em plena expansão.
Além disso, os salários tendem a ser mais atrativos para quem domina IA e RPA aplicados à gestão da informação. Enquanto o profissional tradicional muitas vezes é visto como executor de tarefas, aquele que domina essas tecnologias passa a ser valorizado como estrategista, alguém capaz de desenhar fluxos mais eficientes e reduzir custos institucionais.
Em um mercado cada vez mais competitivo, quem não se atualiza corre o risco de se tornar obsoleto, enquanto quem investe em qualificação se coloca à frente como referência indispensável.
A chegada da IA e do RPA à gestão documental não é uma ameaça, mas uma evolução natural da profissão. O papel dos profissionais da informação deixa de ser limitado à organização manual e passa a abranger a análise crítica, a supervisão de sistemas e a integração da tecnologia às normas e boas práticas.
Estamos vivendo um momento único, em que o profissional que souber alinhar conhecimento técnico e tecnologia terá um diferencial competitivo enorme.
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Publicado originalmente em Escola GDI
