Há seis anos a ATP realiza o processo de “destruição segura de dados” que começou com a Ticket e hoje a companhia disponibiliza o serviço para o setor financeiro, de saúde, entre outros segmentos.

[private] Mais de 27 milhões de vouchers-restaurantes da Ticket, empresa do grupo francês Edenred, especializada no fornecimento de tíquetes para refeições,  já passaram pelo processo de destruição segura de dados da ATP, especializada na prestação de serviços de gestão. O método é aplicado em todos os documentos processados pela Ticket e reduz o número de vales impressos anualmente em cerca de 10%.

Andréa Freitas: A procura pelo serviço de destruição segura tem aumentado

Há seis anos que as duas companhias mantêm a integração que permite que os documentos sejam destruídos com segurança. No processo empregado para este tipo de serviço os vouchers da Ticket são guilhotinados. Ou seja, é realizado um corte na extremidade que contém o código CMC7, identificador que valida o voucher, tornando-os sem nenhum valor, devidamente ensacados e retirados por uma organização de reciclagem de aparas de papel.

“Mantemos em média 1 milhão vouchers/mês, resultado da segregação automática de documentos, sendo que, todo mês a ATP realiza a destruição de aproximadamente  5 milhões e 7 mil vouchers em parceria com empresa de aparas contratada e homologada por nós”, afirma a gerente de operações da Ticket, Ana Paula Carmo.

O prazo determinado por lei para a custódia física dos documentos levam15 dias para documentos lidos sem alterações e até 90 dias para arquivos falsificados e mesmo que 95% dos vouchers sejam originais – sem falsificações – o processo completo leva os mesmos 90 dias, para cada lote de documentos. “O desafio durante o procedimento foi elaborar uma definição de uma ação, envolvendo pessoas e um sistema de informação e logística que garantisse que nenhum voucher fosse reutilizado”, afirma a diretora de Tecnologia da ATP, Andréa Passuello de Freitas.

As companhias que buscaram a organização de tecnologia visam proteger informações de documentos para que não sejam aproveitados, mas que ainda assim, podem ser reutilizados sem autorização. “A destruição segura é uma prática adotada pela Ticket há 35 anos, tem a principal função de garantir a segurança de nossos documentos em ambiente controlado, desde o atendimento, processamento, custódia até o descarte dos mesmos”, completa Ana Paula Carmo da Ticket.

A Ticket foi a primeira empresa a escolher a ATP para realizar este processo e segundo a gerente de operações, a decisão foi tomada após a empresa de vouchers-restaurantes certificar-se das medidas necessárias para segurança do processo, visto que o produto possui um grande valor monetário e podem ser alvos de fraudes.

O processo de destruição segura de documentos permite que vários outros usuários possam se utilizar do mesmo método de descarte em dossiês, prontuários e mais recentemente também em cheques.

Segundo Andréa Passuelo de Freitas, a procura do sistema financeiro para a realização da destruição segura de cheques partiu da necessidade que os bancos tinham ao receber documentos de outras instituições financeiras e para isso, era necessário que um terceiro ficasse responsável pelo aspecto legal do processo, segurança e controle desses cheques.

A procura pelo serviço aumentou quando o volume de documentos em papel , no caso de cheques,  também aumentou nas instituições financeiras.

“A parceria entre a ATP e a Ticket é importante, primeiro pela consolidação do processo de destruição de documentos e segundo, por ter investido em um processo específico que assegurasse o perfeito controle e a segurança necessárias. Ao manter esta parceria a Ticket validou o procedimento e com isso abriu as portas para outros setores se aproximarem”, finaliza Andréa de Freitas. [/private]